Корпоративный портал «Юко Нотификат»

О клиенте:

Компания «ЮКО» была основана в 2008 году и за короткое время заслужила репутацию лидера в своей отрасли. Она известна своими множеством достижений и инноваций, которые позволили ей укрепить свою позицию на рынке. Команда компании состоит из опытных и квалифицированных специалистов, которые отличаются высоким уровнем компетенции и профессионализма.

Одним из главных преимуществ «ЮКО» является ее отношение к клиентам. Компания полагает, что каждый клиент — это важный и уважаемый человек, и она придает этому особое значение. Благодаря искренней заинтересованности в делах клиента, «ЮКО» способна наилучшим образом решить все поставленные задачи. Компания стремится предоставить клиентам самый высокий уровень обслуживания и качества.

Задачи:

Была необходимость в разработке многофункционального корпоративного портала, который объединял бы стандарты работы компании, предоставлял доступ к документам и ресурсам, а также обеспечивал эффективную коммуникацию между сотрудниками посредством различных инструментов, таких как форумы, чаты и группы обсуждения. Целью создания портала было улучшение преимуществ компании, предоставление удобного инструмента для обмена опытом, ускорение рабочих процессов и повышение эффективности работы.

Что было выполнено:

На портале были выполнены следующие задачи:

Были реализованы все необходимые шаги, которые должна проходить сделка, начиная от заявки клиента до ее завершения и получения акта выполненных работ; настроили работу основной воронки исполнения сделки и воронок, вытекающих из нее. На каждой стадии мы автоматизировали бизнес-процессы, настроили автоматическую установку конкретных задач, позволяя не только ничего не упустить, но и эффективно управлять и отслеживать каждый этап. Внедрение автоматической нумерации сделок, создание автоматических задач и удобный интерфейс сделки значительно упростили и оптимизировали процесс работы сотрудников на каждом шаге.

Был разработан смарт-процесс «Курьер» для предоставления таблицы маршрутного листа к распечатке, благодаря которому сотрудники могут накидывать поездки на любую дату, после чего курьер смотрит все заявки на эту дату и формирует маршрутный лист для распечатки.

Было создано специальное приложение, отслеживающее генерацию документов по шаблонам: как только документ генерируется или обновляется, он автоматически сохраняется в папку, связанную с соответствующей сделкой.

Была проведена работа над улучшением процесса статусов счетов и регистрации оплат. Мы провели анализ и выявили потребность в создании процесса, который бы автоматически обновлял статус счетов в Битрикс24 на основе создаваемых или изменяемых объектов оплат.

Этот улучшенный процесс позволит автоматизировать и точно отслеживать статусы счетов, облегчая работу сотрудникам и обеспечивая более прозрачный и структурированный процесс учета оплат.

Для подтверждения принятия ответственности на себя мы настроили специальную функцию в интерфейсе сделки. Теперь доступна кнопка "В работу без предоплаты", это дает возможность отправить сделку в работу без предоплаты со стороны клиента под ответственность менеджера.

Результаты работы:                      

Мы настроили работу портала, обеспечив более удобный доступ к связи между сотрудниками и клиентами, организацию диска и файлов, использование шаблонов печатных форм, оптимизацию работы с почтовым ящиком, создание маршрутных листов для курьеров, этапы сделок, автоматизировали все бизнес-процессы компании.

Процессы, которые были внедрены в Бизнес-процессы:    

• Запрет на переход, пока не завершена оценка

• Нумерация сделок при добавлении

• Ожидание частичной или полной оплаты счета

• Отследить генерацию документа в сделке

• Оценка запроса (оценка услуг в сделке)

• Полная оплата

• Проверка назначения сотрудников

• Смена воронки сделки (Стадия "В работе")

• Смена стадии сделки

• Стадия "Акт", воронка "Разрешительные документы"

• Стадия "Документ готов", воронка "Другие услуги"

• Стадия "Заявка", воронка "Другие услуги"

• Стадия "Новая сделка", внесение необходимых услуг по сделке

• Стадия "Новая сделка", создание папки в диске

• Стадия "Оплата", обновление статуса оплаты, логистика

• Стадия "Распределение", распределение ответственных в сделке

• Стадия "Регистрация ДТ", обновление статуса регистрации, воронка "Таможня"

• Стадия "Регистрация", обновление статуса регистрации, воронка "Разрешительные документы"

• Стадия «Акт», воронка "Другие услуги"

• Стадия «Акт», Логистика

• Стадия «Акт», Таможня

• Стадия «Бронирование транспорта», Логистика

• Стадия «В работе», выбор направления сделки

• Стадия «Документ готов», воронка "Разрешительные документы"

• Стадия «ДТ зарегистрирована», таможня

• Запрет на переход, пока не завершена оценка

• Нумерация сделок при добавлении

• Ожидание частичной или полной оплаты счета

• Отследить генерацию документа в сделке

• Оценка запроса (оценка услуг в сделке)

• Полная оплата

• Проверка назначения сотрудников

• Смена воронки сделки (Стадия "В работе")

• Смена стадии сделки

• Стадия "Акт", воронка "Разрешительные документы"

• Стадия "Документ готов", воронка "Другие услуги"

• Стадия "Заявка", воронка "Другие услуги"

• Стадия "Новая сделка", внесение необходимых услуг по сделке

• Стадия "Новая сделка", создание папки в диске

• Стадия "Оплата", обновление статуса оплаты, логистика

• Стадия "Распределение", распределение ответственных в сделке

• Стадия "Регистрация ДТ", обновление статуса регистрации, воронка "Таможня"

• Стадия "Регистрация", обновление статуса регистрации, воронка "Разрешительные документы"

• Стадия «Акт», воронка "Другие услуги"

• Стадия «Акт», Логистика

• Стадия «Акт», Таможня

• Стадия «Бронирование транспорта», Логистика

• Стадия «В работе», выбор направления сделки

• Стадия «Документ готов», воронка "Разрешительные документы"

• Стадия «ДТ зарегистрирована», таможня