1
Инструкция соорганизатора крупных мероприятий
совместно с «Битрикс24»
Оглавление
1. Правила использования материалов проекта ...................................................................................... 3
2. Основные положения .............................................................................................................................. 4
4. Подготовка к мероприятию. Формат офлайн ...................................................................................... 8
4.1 Выбор места проведения мероприятия. Утверждение ....................................................................... 8
4.2 Кофе-брейк ............................................................................................................................................ 12
4.3 Подготовка печатных материалов ....................................................................................................... 13
4.3.1 Бейджи ................................................................................................................................................ 13
4.3.2 Подготовка программ для раздатки или в электронном виде ...................................................... 13
4.3.3 Указатели, таблички «зарезервировано» ........................................................................................ 14
4.4 Раздаточные материалы, формирование пакетов «слушателя» ...................................................... 14
4.5 Розыгрыш призов для слушателей ...................................................................................................... 14
4.6 Работа на площадке в день мероприятия .......................................................................................... 15
4.6.1 Схема зала ........................................................................................................................................... 15
4.6.2 Рассадка, расстановка табличек-указателей и табличек «зарезервировано» ............................. 16
4.6.3 Оформление зала и холла ................................................................................................................. 17
4.6.4 Проверка оборудования, презентаций ............................................................................................ 18
4.6.5 Выполнение рекомендаций Роспотребнадзора (только в случае официального объявления
эпидемии) .................................................................................................................................................... 18
4.6.6 Регистрация слушателей ................................................................................................................... 19
4.6.7 Контроль готовности докладчиков ................................................................................................... 21
4.6.8 Контроль готовности питания ........................................................................................................... 21
4.6.9 Раздача листовок и визиток слушателями мероприятия ............................................................... 22
4.6.10 Ваша рекламная стойка в холле ..................................................................................................... 22
4.6.11 Спонсоры и интерактивные партнеры ........................................................................................... 23
4.16.12 Создание фотоотчета ..................................................................................................................... 27
5. Поиск и выбор ведущего для мероприятия ....................................................................................... 29
6. Пресс-волл ............................................................................................................................................... 31
7. Заставки и фоновая музыка .................................................................................................................. 32
8. Программа мероприятия ...................................................................................................................... 33
8.1 Ваш доклад ............................................................................................................................................ 33
8.2 Участие представителей федеральных компаний или бизнес-тренеров ........................................ 35
8.3 Приглашение и заключение договоренностей локальными спикерам ........................................... 36
8.4 Активности во время деловой части ................................................................................................... 37
8.5 Запасная презентация ........................................................................................................................... 40
8.6 Предоставление информации для размещения программы на лендинге мероприятия .............. 40
8.7. Обзвон спикеров .................................................................................................................................. 42
9. Сценарий мероприятия ......................................................................................................................... 43
9.1 Подготовка сценария ............................................................................................................................ 43
9.2 Распределение ответственности между сотрудниками .................................................................... 44
10. Репетиция .............................................................................................................................................. 46
10.1 Тестовый прогон с удаленными спикерами ..................................................................................... 46
11. Анонсирование ..................................................................................................................................... 48
11.1 План анонсирования ........................................................................................................................... 48
11.2 Требование к графике ......................................................................................................................... 49
12. Набор инфопартнеров ......................................................................................................................... 50
13. Работа с регистрациями ...................................................................................................................... 51