1
Инструкция соорганизатора крупных мероприятий
совместно с «Битрикс24»
Оглавление
1. Правила использования материалов проекта .................................................................................. 3
2. Основные положения ......................................................................................................................... 4
4. Подготовка к мероприятию. Формат офлайн ................................................................................... 7
4.1 Выбор места проведения мероприятия. Утверждение .................................................................... 7
4.2 Кофе-брейк .......................................................................................................................................12
4.3 Подготовка печатных материалов ...................................................................................................13
4.3.1 Бейджи ...........................................................................................................................................13
4.3.2 Подготовка программ для раздатки или в электронном виде .....................................................13
4.3.3 Указатели, таблички «зарезервировано» .....................................................................................14
4.4 Скатерти для столов регистрации ....................................................................................................14
4.5 Раздаточные материалы, формирование пакетов «слушателя» ....................................................14
4.6 Розыгрыш призов для слушателей ...................................................................................................15
4.7 Работа на площадке в день мероприятия .......................................................................................15
4.7.1 Схема зала ......................................................................................................................................15
4.7.2 Рассадка, расстановка табличек-указателей и табличек «зарезервировано» .............................16
4.7.3 Оформление зала и холла .............................................................................................................17
4.7.4 Проверка оборудования, презентаций .........................................................................................18
4.7.5 Выполнение рекомендаций Роспотребнадзора (только в случае официального объявления
эпидемии) ...............................................................................................................................................19
4.7.6 Регистрация слушателей ................................................................................................................19
4.7.7 Контроль готовности докладчиков................................................................................................21
4.7.8 Контроль готовности питания........................................................................................................22
4.7.9 Раздача листовок и визиток слушателями мероприятия .............................................................22
4.7.10 Ваша рекламная стойка в холле ..................................................................................................23
4.7.11 Спонсоры и интерактивные партнеры ........................................................................................23
4.7.12 Создание фотоотчета ...................................................................................................................27
5. Поиск и выбор ведущего для мероприятия .....................................................................................29
6. Пресс-волл ..........................................................................................................................................31
7. Заставки и фоновая музыка ..............................................................................................................32
8. Программа мероприятия ..................................................................................................................33
8.1 Ваш доклад .......................................................................................................................................33
8.2 Участие представителей федеральных компаний или бизнес-тренеров .......................................35
8.3 Приглашение и заключение договоренностей локальными спикерам ..........................................36
8.4 Активности во время деловой части ................................................................................................37
8.5 Запасная презентация ......................................................................................................................40
8.6 Предоставление информации для размещения программы на лендинге мероприятия ..............40
8.7. Обзвон спикеров ..............................................................................................................................42
9. Сценарий мероприятия .....................................................................................................................43
9.1 Подготовка сценария ........................................................................................................................43
9.2 Распределение ответственности между сотрудниками ..................................................................44
10. Репетиция .........................................................................................................................................45
10.1 Тестовый прогон с удаленными спикерами ..................................................................................45
11. Анонсирование ................................................................................................................................47
11.1 План анонсирования ......................................................................................................................47
11.2 Требование к графике ....................................................................................................................48
12. Набор инфопартнеров .....................................................................................................................49