1
Инструкция соорганизатора крупных мероприятий
совместно с «Битрикс24»
Оглавление
1. Правила использования материалов проекта ...................................................................................... 3
2. Основные положения .............................................................................................................................. 4
3. Функции соорганизатора ......................................................................................................................... 6
4. Подготовка к мероприятию. Формат офлайн ...................................................................................... 8
4.1 Выбор места проведения мероприятия. Утверждение ....................................................................... 8
4.2 Кофе-брейк ............................................................................................................................................ 11
4.3 Подготовка печатных материалов ....................................................................................................... 12
4.3.1 Бейджи ................................................................................................................................................ 12
4.3.2 Подготовка программ для раздатки или в электронном виде ...................................................... 13
4.3.3 Указатели, таблички «зарезервировано» ........................................................................................ 13
4.4 Скатерти для столов регистрации ........................................................................................................ 13
4.5 Раздаточные материалы, формирование пакетов «слушателя» ...................................................... 13
4.6 Розыгрыш призов для слушателей ...................................................................................................... 14
4.7 Работа на площадке в день мероприятия .......................................................................................... 14
4.7.1 Схема зала ........................................................................................................................................... 15
4.7.2 Рассадка, расстановка табличек-указателей и табличек «зарезервировано» ............................. 15
4.7.3 Оформление зала и холла ................................................................................................................. 16
4.7.4 Проверка оборудования, презентаций ............................................................................................ 18
4.7.5 Выполнение рекомендаций Роспотребнадзора (только в случае официального объявления
эпидемии) .................................................................................................................................................... 18
4.7.6 Регистрация слушателей ................................................................................................................... 18
4.7.7 Контроль готовности докладчиков ................................................................................................... 21
4.7.8 Контроль готовности питания ........................................................................................................... 21
4.7.9 Раздача листовок и визиток слушателями мероприятия ............................................................... 22
4.7.10 Ваша рекламная стойка в холле ..................................................................................................... 22
4.7.11 Спонсоры и интерактивные партнеры ........................................................................................... 22
4.7.12 Создание фотоотчета ....................................................................................................................... 27
5. Поиск и выбор ведущего для мероприятия ....................................................................................... 28
6. Пресс-волл ............................................................................................................................................... 30
7. Заставки и фоновая музыка .................................................................................................................. 31
8. Чат-бот мероприятия ............................................................................................................................. 32
9. Программа мероприятия ...................................................................................................................... 33
9.1 Ваш доклад ............................................................................................................................................ 33
9.2 Участие представителей федеральных компаний или бизнес-тренеров ........................................ 35
9.3 Приглашение и заключение договоренностей с локальными спикерам ........................................ 36
9.4 Активности во время деловой части ................................................................................................... 37
9.5 Запасная презентация ........................................................................................................................... 40
9.6 Предоставление информации для размещения программы на лендинге мероприятия .............. 40
9.7 Обзвон спикеров ................................................................................................................................... 42
10. Сценарий мероприятия ....................................................................................................................... 43
10.1 Подготовка сценария .......................................................................................................................... 43
10.2 Распределение ответственности между сотрудниками .................................................................. 44
11. Репетиция .............................................................................................................................................. 45
12. Анонсирование ..................................................................................................................................... 47
12.1 План анонсирования ........................................................................................................................... 47
12.2 Требования к анонсированию ........................................................................................................... 48