Автоматизация бизнес-процессов для ТяжПромИнвест на базе коробочной версии Битрикс24

О компании

ООО «ТяжПромИнвест» - официальный дилер HYUNDAI, поставляет и обслуживает строительную технику с 2007 года.  Для организации работы сети офисов и складов используют коробочную версию Битрикс24.

Ранее ТяжПромИнвест вели учет по клиентам в Excel файлах. Опыта работы с CRM не имели. Впервые обратились в нашу компанию в феврале 2019 года. Изначально рассматривали коробку на 12 пользователей, простую и понятную настройку портала без дополнительных функций.

В этом кейсе рассмотрим часть задач, выполненных по заказу Клиента.

Разворот коробки. Установка SSL-сертификата

Компания ТяжПромИнвест хорошо известна в сфере строительной техники. Количество клиентов растет с каждым годом, и покупка системы ведения клиентов была необходима. Руководство компании решило установить коробочную версию Битрикс24, чтобы автоматизировать процесс продаж.

Наши специалисты дали рекомендации по структуре физического сервера, который был выбран в качестве платформы портала, и отдельным техническим параметрам. 

После закупки сервера ТяжПромИнвест установили CentOS. Затем настроили Виртуальную машину и развернули коробку.

Многие заказчики хотят привязать портал к собственному домену, и Битрикс24 такую возможность предоставляет. Наши специалисты настроили домен, а также установили SSL-сертификат, чтобы обезопасить данные посетителей.

Заведение сотрудников компании на портале

Следующий этап настройки – приглашение пользователей в систему. На портал были приглашены сотрудники. В структуре компании организовано 2 отдела:

1. ТяжПромИнвест
2. Механики-водители

Руководителю ТяжПромИнвест выслали файл с данными для входа каждого сотрудника.

Подключение почты сотрудникам

Третий шаг — синхронизация портала каждого сотрудника с рабочей почтой.

Яндекс является основным почтовым сервисом, используемым компанией, однако некоторые сотрудники зарегистрированы на Mail.ru. От нас требовалось подключить почтовые ящики к порталу каждого сотрудника. Это дает возможность одним кликом генерировать новые Лиды, и обрабатывать письма. 

Менеджеры компании теперь работают с электронными письмами из Битрикс24. История переписки фиксируется в карточку CRM.

При необходимости можно вручную создать Лид из почты всего за пару кликов. Куратор ТяжПромИнвест решил отказаться от автоматического создания Лида. Поступало много спама, а основные клиенты приходили по рекомендации или по заполнению CRM-формы на сайте.

Создание CRM-форм

CRM-форма – важный элемент для генерации Лидов с сайта и автоматического заполнения полей Сделок.

Мы создали формы по сбору заявок для двух направлений: «Спецтехника» и «Сервис и ремонт». С каждой заявки создаётся Лид и поступает в обработку.

После установки CRM-форм конверсия заявок с сайта повысилась больше, чем на 10%. Это ключевой показатель эффективности работы сайта.

Настройка телефонии Мегафон АТС

Для удобства совершения и приёма звонков  заказчик хотел подключить ВАТС телефонию от Мегафон на своем портале.

Записи звонков Заказчику были не нужны. 

Информация по звонкам (время звонка, длительность, статус) после интеграции телефонии фиксируются на портале и ее можно выгрузить для анализа работы.

Создание воронок продаж

Следующий важный этап – создание воронок продаж. В компании ТяжПромИнвест четыре основных вида деятельности, поэтому создано четыре отдельных направления для ведения продаж:

1. Спецтехника
2. Навесное оборудование
3. Сервис и ремонт
4. Запчасти
   
   И два дополнительных направления:
   
   
5. Отложенные сделки – сделки, отложенные по какой-то причине. К ним осуществляется автоматический возврат через определённое время.
6. Спецтехника Екб – дубликат направления «Спецтехника», но с меньшим количеством стадий. Работает с ней только представитель из Екатеринбурга. Остальные воронки представитель не видит, за исключением «Отложенных сделок».  Менеджеры из других офисов не видят воронку для г. Екатеринбурга. Ограничение прав по направлению настроили для фокусировки менеджеров только на своем направлении работ.

Воронки для каждого конкретного направления отличаются своим набором стадий для максимально результативного ведения клиента от начала работ до успешного завершения.

Было настроено 6 направлений сделок по 10 стадий в среднем – более 40 стадий на все воронки.

Проработка этапов движения клиента – ключевой момент в работе каждой компании. Чем тщательнее и точнее составлена цепочка ведения сделки, тем легче менеджеру понять следующий шаг и тем выше конверсия в успешную продажу.

Настройка прав сотрудникам в CRM

Разграничение прав на портале важно не только для руководителя, чтобы обезопасить данные бизнеса, но и для менеджеров, которые работают в системе. Мы всегда рекомендуем своим клиентам максимально глубоко продумывать детали доступов. Битрикс24 позволяет легко и гибко вносить нужные разграничения.

На портале ТяжПромИнвест мы настроили роли и права для руководителя, его заместителя и сотрудников отдела продаж.

Детально настроили доступы для роли менеджера удалённого подразделения в г. Екатеринбурге:

Как видно, данная группа пользователей сильно ограничена в правах. Для примера: менеджер, заведующий сделками по спецтехнике в Екатеринбурге, не может видеть сделки в направлении Запчасти. Вы настраиваете права доступа в вашей организации, а не подстраиваетесь под заранее установленные ограничения.

Создание роботов и бизнес-процессов

Для компании ТяжПромИнвест мы задали более 40 стадий сделок. Практически для каждой из этих стадий настроены роботы, триггеры и бизнес-процессы. Роботы создают стандартные задачи и уведомления, реализуют логику взаимодействия с клиентом, включая триггеры на прочтение писем.

Дополнительно в Лидах и Сделках настроили бизнес-процессы, реализующие:

1. Автоматическое заполнение полей - «Производитель» и «Поставщик» в зависимости от выбранного направления.
2. Автоматическое формирование имени Лида.
3. Автоматическое заполнение полей списка «Парк техники клиента».

Теперь рутинные процессы компании автоматизированы при помощи бизнес-процессов, что ускоряет работу на портале и создает порядок в базе.

Создание шаблонов писем

Мы сформировали шаблоны писем для внутренней почтовой переписки (бухгалтерия, документы) и общения с дистрибьюторами компании согласно Техническому заданию ТяжПромИнвест.

Один из шаблонов выглядит так:

По опыту работы со многими другими проектами, мы убедились, что благодаря шаблонам работа отделов ускоряется, так как процесс написания писем упрощен. Использование специальных подстановок с данными из CRM в теле письма минимизирует ошибки ручного ввода данных.

Интеграция с сервисом SMS.RU и настройка шаблонов СМС

Следующая задача – сделать возможной отправку сообщений всего в 2 клика. Мы настроили интеграцию с сервисом SMS.RU. Теперь менеджер ТяжПромИнвест может общаться с клиентами напрямую из портала посредством СМС-сообщений.

Для данного сервиса разработали бизнес-процессы. Отправить СМС клиентам и сотрудникам теперь можно как в свободной форме, так и по шаблону.

Благодаря нашим доработкам поля в СМС заполняются автоматически, с возможностью корректировки.

Такой простой и удобный сервис гарантирует компании ТяжПромИнвест быструю связь с клиентом и сотрудниками.

Создание списка «Парк техники клиента» (привязка к сделке)

Для удобного хранения информации о клиентах и оборудовании был создан список «Парк техники клиента», связанный с CRM.

При повторном общении с клиентом, менеджер из карточки Сделки сможет открыть данный список. Есть сортировка и фильтр техники по типу, производителю, модели, заводскому номеру и году выпуска.

Помимо этого при покупке новой техники она будет сразу внесена в список клиента:

В случае если клиент обратится в ТяжПромИнвест повторно (для ремонта или диагностики), вся информация о его технике будет доступна в одной таблице. Это еще один способ поддержать высокую лояльность клиентов, сокращая время на обработку одного запроса.

Описанные в этом кейсе, а также ряд других доработок, которые выполнены нашей компанией для портала ТяжПромИнвест, направлены на:

• рост эффективности работы с клиентами;
• улучшение внутрикорпоративного взаимодействия сотрудников.

Выполненные улучшения на портале дадут результаты только в том случае, если пользователи системы работают по запланированной логике. Для этого на сложных участках автоматизации мы проводим демонстрацию выполненных настроек заказчику.

Достигнутые результаты

Создав новое пространство для ведения бизнеса в компании ТяжПромИнвест, мы решили следующие задачи:

1. Рабочие процессы ведутся внутри единой системы, что упрощает многие коммуникации.
2. Организована безопасная работа с данными для всех сотрудников компании.
3. Настроенная автоматизация дает преимущества в работе, как внутри компании, так и с внешними участниками.
4. Коробочная версия системы открыта для дальнейших изменений, что выигрышно с учетом меняющегося рынка и бизнеса в целом.

Пульс компании указывает на то, что сотрудники ТяжПромИнвест чаще всего используют такие возможности Битрикс24, как:

• Чат и видео
• CRM
• Задачи и проекты

Проект на момент написания кейса не завершен. Продолжаются работы по автоматизации и прочим настройкам. Мы решаем возникшие проблемы пользователей, делаем новые доработки и поддерживаем инфраструктурную часть портала.

Если у вас схожая сфера или нужна аналогичная настройка портала - обращайтесь по контактам нашей компании.

https://i-pusk.ru/