ПОЛИМЕР-М

Компания Полимер-М – профессиональный производитель и поставщик для строительной индустрии. Компания производит стандартные столбы и указатели для нефтегазовой отрасли. Предприятие постоянно развивается. Внедряя в производство самые передовые достижения современных технологий, постоянно модернизируя производство. Сферу IT также не обошли сортной. 

Компания обратилась в Пинол, за разработкой бизнес-процесса с помощью которого выстроится четкая работа тендерного отдела. 

По разработке бизнес-процесса были проведены такие работы

• Проведение онлайн встреч с клиентом для выявления потребностей по разработке бизнес-процесса;
• Разработка бизнес-процесса;
• Устранение замечаний, внесены пожелания клиента;
• Тестирование бизнес-процесса;
• Разработанный бизнес-процесс был принят клиентом.

Краткое описание описание бизнес-процесса: 

Процесс состоит из нескольких этапов. 
1 Этап "Поиск лота"
На ответственного менеджера за поиск лотов ставится задача для поиска. 
В случае если будет найден подходящий лот. Менеджер занимающийся поиском лота, должен поставить задачу на проект менеджера.
В задаче указано, Если подходящий тендер найдет, то его необходимо добавить сделку в направление "Тендеры"
2 Этап "Обработка заявки"
Уведомление о новой задаче, будет направлено менеджера групповой чат с помощь активити "Отправка уведомления в группой чат" от Пинол. 
Когда менеджер создает новую сделку, автоматически ставиться задача на запрос продукцию у поставщика с запросом КП. 
Если поставщик предоставляет всю запрошенную информацию. Ставится задача на принятие решения. 
3 Этап "Принятие решения"
Задача на приятие решения ставится на Тендерного специалиста который и будет принимать решение по участию. 
В задаче будет указана сделка заявки. 
Далее если положительный результат участия, ставится другая задача указанием номера заявки о принятии решения участия в тендере.
С указанием, то необходимо передвинуть сделку в стадию "Подача заявления"
4 Этап  "Подача заявления" 
На этом этапе ставится задача на Подать заявку на участие в торгах по заявке. 
После подачи заявки, ставится другая задача Проверить разъяснения на площадке по заявке №. 
И проставить дату торгов. 
Если дата не проставлена ответственному по торгам будет направлено соответствующее уведомление.  
Далее ставится задача Участие в тендере по заявке №. И сделка переходит на следующий этап 
5 Этап "Торги" 
На этом этапе проверяется внесена ли дата проведения торгов. 
Если нет, то данные берутся из сделки и проставляются в календарь автоматически. После этого уведомляется об этом ответственный. 
Штатным уведомлением Битрикс24 и почтовым письмом. 
Далее в день торгов, ответственному приходит оповещение о том, что Необходимо указать выиграли тендер или нет по заявке. 
Если ДА, ставится задача на Заполнить данные по срокам тендера по заявке  
Если НЕТ сделка меняет статус. 
6 Этап "Документы" 
Формируются все документы по выигранной заявке 
7 Этап "Исполнение заказа" 
На этом этапе сделка меняет направление воронки 
8 Этап "Отгрузка" 
На этом этапе формируется товарная накладная по заявке 
9 Этап "Получение оплаты"  
Проверяется поступление оплаты от клиента. Если оплаты нет ставится задача на  связь с клиентом. 
Если есть оплата, приходит соответствующее уведомление. 
Бизнес-процесс завершается.

Преимущества решения 

Реализованные задачи в рамках данного внедрения Битрикс24 структурировали работу тендерного отдела. Настроенный бизнес-процесс, помогает каждому участвующему сотруднику на каждом этапе сделки. На каждом из этапов, прописано, что необходимо сделать на следующем шаге. Вся работа от поиска заявки до отгрузки клиенту стала прозрачной и понятной.