ООО ЛСК

Компания ЛСК – это единственная в России организация, которая непосредственно специализируется на проектировании, разработке и монтаже легкосбрасываемых конструкций. 

Легкосбрасываемые окна, легкосбрасываемые сэндвич-панели, легкосбрасываемые стеклопакеты - эти и другие виды промышленных и бытовых ограждающих конструкций предоставлены ООО "ЛСК". 

Компания обратилась в Пинол, за разработкой бизнес-процессов.

Требовалось разработать бизнес-процесс на согласование счета в Живой ленте.

Основные требования:

1. Указать пользователя, который подписывает счет;

2. Настроить почтовое уведомление поставщику, что счет внутри компании передан в оплату и в ближайшее время будет оплачен - просьба подтвердить отгрузку;

3. В бизнес-процессе учувствуют два бухгалтера. Если один согласовал счет, то другой не видит эти согласования, тем самым не возникает дублирования запросов. 

Требовалось разработать бизнес-процесс который проверяет изменения в Сделка.

Основные требования:

1. Учитывать изменения поступившей оплаты в процентном соотношении; 

2. Отправка уведомления об поступившей оплате. 

Бизнес-процесс на согласование счета в Живой ленте.

Бизнес-процесс инициируется менеджером по продажам в тот момент, когда поставщик выставил счет на оплату.

Выставленный счет помещается в специальную папку для счетов.

И счет переходит в статус Выбор лица принимающего решение.

На статусе Выбор лица принимающего решение, счет должен утвердить или отправить на доработку один из двух руководителей. 

Если счет был утвержден:  

• Выбирается один из двух бухгалтеров, кто первый согласует оплату, тот и будет ее проводить. В этом случае, второй бухгалтер, не будет видеть счет, что позволяет избежать дублирования документов.
• После выбора бухгалтера, автоматически на электронную почту поставщику, направляется письмо с информацией, что счет передан в оплату и в ближайшее время будет оплачен – требуется подтвердить отгрузку.

Если счет не был утвержден:  

• Добавляется подробный комментарий, с описанием причины, от конкретного руководителя, который принял счет на утверждение.
• Когда все замечания будут устранены, процесс повторяется с загрузки нового счета на диск и выбора лица принимающего решение.

Следующий этап Выбор бухгалтера. 

На этом этапе, выбирается бухгалтер, который будет проводить оплату поставщику. Кто первый из бухгалтеров отреагирует на запрос, тот и будет проводить оплату и счет получает статус В работе у бухгалтера.

После проведенной оплаты, отправляется соответствующее уведомление менеджеру, который предоставил счет.

Следом аналогично запрашиваются закрывающие документы по счету.

Ответственный менеджер должен поместить в соответствующее поле закрывающие документы для бухгалтерии.

Следующий этап - это Вход из бизнес-процесса.

Добавляются закрывающие документы. После этого действия, всплывает уведомление пользователю, что к счету (порядковый номер), Закрывающие документы закреплены.

И бизнес-процесс завершается.

Второй бизнес-процесс контролирует изменения в поле сделки.

По условию бизнес-процесса, в цикле проверяются поля сделки на изменение процента оплаты от клиента.

Предварительно, проверяется, прошла ли оплата?

Если оплата прошла, и поле, в котором указывается процент оплаты, было изменено, руководителю автоматически отправляется уведомление:

• Уведомление содержит:
• Название сделки;
• Сумма оплаты;
• Процент оплаты;
• Номер заказа;
• Номер счета;
• Стадия сделки.

Преимущества решения 

Настроенный бизнес-процесс на согласование счета, помогает отслеживать, корректно ли были предоставлены счета поставщиками.

Бизнес-процесс, контролирующий изменения поступившей оплаты в процентном соотношении, дает руководителю понимание, на каком этапе находится сделка, и какое количество денежных средств поступило на счет компании. Все эти данные впоследствии, будут учитываться в ежемесячных отчетах по менеджерам.   

В целом, автоматизация берет на себя большой объем рутинной работы, на который раньше у сотрудников и руководителей уходило масса времени.