Настройка и автоматизация Битрикс24 для инжиниринговой компании «Современные литейные технологии»

О компании

Инжиниринговая компания «Современные литейные технологии» (далее СЛТ) специализируется на литейном производстве. Оказывает консалтинговые услуги для машиностроительных и литейных предприятий.

Количество офисов: 2 представительства в Москве и МО и региональная сеть на территории России.
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 34.
Тип лицензии Битрикс24: Коробочная версия – Корпоративный портал на 50 пользователей.

Знакомство с Битрикс24 кураторы СЛТ начали с облачной версии. Система удовлетворяла потребностям компании:

• Наличие единого корпоративного канала связи и обмена сообщениями
• Возможность контролировать процесс ведения клиента
• Возможность обрабатывать письма в портале и связывать их с CRM
• Прозрачная система обработки клиентов
• Автоматизация рутинных действий

Однако в процессе использования Битрикс24 стало понятно, что штатного функционала недостаточно и нужны доработки портала. Требовался переход на коробочную версию и дополнительные решения для работы с документацией и проектами.

Работы мы провели в 3 этапа:

1. Разворот коробки и перенос данных из облачного портала
2. Настройки CRM и интеграция средств коммуникаций
3. Разработка индивидуальных решений по документообороту и проектной деятельности

Разворот портала и базовые настройки для CRM

В рамках первого этапа по проекту мы сделали резервную копию используемого облачного портала и развернули данные на новом сервере. Дополнительно подвязали SSL-сертификат, чтобы обезопасить новую инфосреду посетителей сайта.

Далее завели структуру компании аналогично той, что была на облаке, пригласили пользователей и перешли к настройкам основного рабочего блока – CRM:

1. Оптимизировали поля карточек Лида, Сделки, Компании, Контакта – оставив только те, что будут использоваться в работе, и добавив новые.

2. Сохранили несколько типовых фильтров для удобной работы с Лидами, Сделками и делами по ним.

3. Завели 4 направления в Сделках для работы разных отделов компании.

4. Настроили стадии для воронок продаж по направлениям.

5. Настроили обязательные поля для заполнения менеджером.

6. Создали список ролей и для каждой роли определили права доступа к CRM.

7. Настроили базовые отчеты по Лидам и Сделкам, продемонстрировали принцип работы с базовыми отчетами: где они находятся и как с ними работать. 

В качестве завершающего этапа работ по первому блоку настроек наши специалисты провели онлайн-обучение для пользователей портала СЛТ по следующим темам:

• Заведение карточки клиента
• Обработка лидов из разных источников
• Конвертация в сделку по разным сценариям (контакт, контакт+компания и т.д.)

По завершению Скайп-встречи всем участникам беседы отправили запись видео с демонстрацией работы. При необходимости сотрудники всегда смогут просмотреть интересующие их фрагменты из проведённого обучения. 

Подключение дополнительных средств коммуникаций к CRM

До переезда в облачном портале СЛТ не была настроена интеграция дополнительных каналов лидогенерации. Эту часть работ мы провели уже в коробке.

К порталу СЛТ подключили мобильную телефонию через услугу «Виртуальная АТС» (Билайн). Менеджеры теперь совершают звонки клиентам в пару кликов из CRM. История диалогов пишется, а со входящих обращений создаются новые лиды.

Для работы с письмами подключили email-трекер через привязку общей электронной почты компании. Для менеджеров сделали интеграцию к их почтовым ящикам, выбрав нужные параметры связки с CRM:

Дополнительно для СЛТ мы создали отдельную инструкцию по подключению почтовых ящиков по IMAP и через MS Exchange. В будущем это поможет самостоятельно выполнить дополнительные подключения.

После переноса с облака на коробку были сгенерированы новые формы Обратного звонка, Онлайн-чата и Обратной связи для виджета на сайт  sltgroup.ru. 

После размещения обновленного кода на сайте информация о Лидах приходит по новому адресу в коробку. 

Дополнительные решения для портала СЛТ

Автоперевод валюты

В компании СЛТ расчет с клиентами идет в разной валюте, поэтому важно было иметь актуальные данные по продаже и покупке от ЦБ непосредственно в Битрикс24. Необходимо, чтобы автоматически подтягивался курс по переводу валюты (чтобы никто вручную через настройки не проводил правки), например, в рубли.

В качестве решения наши специалисты установили отдельное расширение из маркетплейс. Благодаря установленному приложению, курсы валют подтягиваются с Центробанка РФ в автоматическом режиме.

Приложение работает с такими валютами, как:

• Доллар США
• Евро
• Гривна
• Белорусский рубль

Сам курс в системе хранится в настройках:

Мы всегда рекомендуем нашим клиентам, ищущим нестандартного сценария работы в CRM, сначала попробовать готовое расширение из маркетплейс Битрикс24. Собственные разработки, как правило, затратны в реализации, хотя при этом полностью отвечают требованиям пользователя. Готовые приложения могут послужить временным решением или стать основой для доработки. 

Бизнес-процесс по согласованию документов

Для ведения сделок на определенном этапе требовалось совершить ряд действий по согласованию сопроводительной документации. Ранее этот функционал в компании представлял собой «хождение по кабинетам» с непонятным текущим статусом рассмотрения и занимал существенное время.

Руководству СЛТ требовалась удобная и понятная система утверждения и возврата документов с обязательным ознакомлением всех участников процесса визирования.

Мы разработали бизнес-процесс внутри Битрикс24 на нужном этапе сделок, который реализует последовательное согласование документа. В случае отклонения проекта, сотрудник департамента должен исправить документ, заново приложить его и отправить на повторное рассмотрение.

Само утверждение длится до тех пор, пока все руководители отделов не будут полностью удовлетворены результатом. 

Дополнительно сделали еще один вариант согласований для другого этапа работы со сделкой, когда необходимо проводить параллельное утверждение документа. Это связано с тем, что кто-то из сотрудников, утверждающих документ, мог отсутствовать, в связи с этим утверждение может затянуться. Во избежание затягивания процесса и был разработан механизм параллельного утверждения.

Но вставал вопрос о том, что при закрытии задачи на утверждение документа одним из сотрудников и отклонении документа, задачи у других сотрудников оставались. Это мешало бы дальнейшей работе с файлами. В связи с этим был разработан специальный блок «Закрытые задачи», благодаря которому, если один из пользователей отклоняет документ, задача по утверждению автоматически закрывается у всех остальных.

Благодаря внедрению бизнес-процесса по согласованию документов, сотрудникам СЛТ не нужно лично заполнять и утверждать бумаги в различных отделах компании. Процесс автоматизирован внутри Битрикс24 и прозрачен, а история согласований и документы хранятся на портале с удобным доступом к архиву. 

Доработки с использованием универсальных списков

Часть решений на портале мы реализовали через инструмент – универсальные списки. Важно правильно продумать логику использования и фиксации новых элементов. К спискам есть удобный доступ из любой сущности CRM и возможность связки их с бизнес-процессами.

Для портала СЛТ сделано несколько решений на базе инструмента списков.

Руководству СЛТ требовалось контролировать поступления и расходы по проектам, чтобы впоследствии по этим данным высчитывалась валовая прибыль. До переноса учета в Битрикс24 у всех менеджеров были разные формы таблиц по отчетности. Проведение анализа на основе объединяемых данных занимало продолжительное время.

Так для хранения информации по затратам проекта наши программисты разработали бизнес-процесс с использованием связанных списков, позволяющих решить задачу финансового учета:

1. Список «Проект», в котором выводится денежный поток сделки и валовая прибыль.
2. Список «Платежный календарь Проекта», в котором фиксируется сам проект, сумма прихода и расхода.

От менеджера, ведущего сделку по компании, требуется минимальное количество действий:

Заполнить поля проекта:

При этом автоматически просчитывается курс валют, и рассчитывается сумма прихода (или расхода в зависимости от выбора поля «Приход» или «Расход» соответственно) по курсу ЦБ.

Автоматически рассчитывается общая сумма прихода или расхода, а разница между ними записывается в список Проект в поле «Валовая прибыль».

Осуществляется это с помощью разработанного нами бизнес-процесса.

Из основного списка Проектов легко перейти в связанные с ним списки. Получить теперь финансовую информацию по прибыли можно за пару кликов внутри портала.

Учет доходов компании – важный шаг для фиксации финансового состояния бизнеса. Раньше подобные отчеты создавались преимущественно в 1С и таблицах Excel, что влекло за собой ряд неудобств: данные могли затеряться ввиду их избыточности – всю информацию о проекте требовалось перенести вручную, большие таблицы долго загружались.

Благодаря реализованному бизнес-процессу от менеджера требуется только заполнить основную информацию о проекте – оставшиеся действия автоматизированы. Финансовая информация хранится в списках на портале. Нужные проекты можно быстро найти с помощью фильтра. При этом списки защищены настройками доступа. 

Резюме по проекту

В данном кейсе мы описали лишь часть настроек. За год сотрудничества ПУСК и СЛТ мы выполнили более 150 задач, касающихся штатного функционала и доработок портала. На текущий момент продолжаются работы по оптимизации процессов на базе Битрикс24 в рамках услуги технической поддержки от нашей компании.

После внедрения корпоративного портала для СЛТ и выполненных нами настроек и обучения сотрудники инжиниринговой компании могут обрабатывать сделки, хранить заказы и отвечать на письма клиентов, не покидая систему Битрикс24. В их распоряжении удобная и прозрачная система документооборота, инструменты учета и автоматизации, которые существенно ускоряют и повышают качество работы пользователей портала.