Комплексное внедрение Битрикс24 в компанию СпортМода

О Компании

Группа компаний «Спорт Мода» основана в 1995г. и успешно функционирует в различных направлениях деятельности. Группа Компаний «Спорт Мода» работает на рынке товаров спортивного назначения. Сеть фирменных  магазинов «Спорт Мода» реализует товары для разных видов спорта: хоккей, футбол, волейбол, баскетбол, лыжный спорт, гимнастика, настольный теннис, плавание, единоборство, туризм, награждение и др. Имеет большие возможности заниматься экипировкой спортивных команд и делегаций. Фирма осуществляет поставку спортивного оборудования, тренажеров отечественного и импортного производства для стадионов, комплексов, залов.

Швейная фабрика «Спорт Мода» функционирует в Тюмени уже 10 лет и предлагает качественную одежду с безусловной ориентацией на моду и новейшие технологии в изготовлении одежды для спорта и отдыха.

Помимо направления продажи спортивных товаров и одежды (опт и розница) компания занимается изготовлением сувенирной продукции: предлагает производство, печать и поставку рекламной и сувенирной продукции разного назначения (закатная полноцветная сувенирная продукция, цифровая печать изображений на любых поверхностях, продукция рекламной полиграфии, изготовление флажной продукции, нанесение лазерной гравировки на сувенирную продукцию из стекла, дерева, металла и т.д. 

На сегодняшний день в компании работает более 50 сотрудников, действует 5 розничных магазинов (4 в городе Тюмень, 1 в городе Тобольск), собственный швейный цех и сувенирно-рекламный цех, а также для удобства покупателей работает интернет-магазин с возможностью доставки товаров в любой город России. 

Цель внедрения Битрикс24

Клиент хотел получить комплексный инструмент по работе с продажами, включающий в себя больше функций, чем обычная CRM-система. 

До начала работ у клиента была другая CRM-система, которая его не устраивала по следующим причинам:

• Не было возможности сделать интеграцию с 1С
• Все заявки заносились менеджерами вручную (не было возможности подключить автоматический перенос заявок с сайта, с почты)
• Телефонные разговоры не записывались 
• В этой программе работали лишь часть отделов, остальные работали в других программах (1С, программа по тендерам), база хранилась в разных источниках
• Не было возможности автоматизировать процессы продаж
• Старая CRM-система была сложна в донастройках

Клиент решился перейти на работу в Битрикс24, потому что:

• CRM-система более гибкая в настройках
• Возможно создать несколько воронок продаж (различные направления сделок)
• Возможно автоматизировать процессы продаж
• Есть интеграция с 1С
• Есть запись телефонных звонков, автоматически прикрепляются все почтовые переписки менеджеров с клиентами
• Есть функционал задач
• Битрикс24 - достаточно известная программа, у которой уже есть множество готовых решений по интеграции с другими программами

Клиент выбрал IQ Online, т.к. мы предложили ему оптимальное соотношение качества услуг, цены и времени выполнения данных услуг.

Описание внедрения Битрикс24 

Поскольку изначально планировалось переводить всю компанию на работу в новой системе Битрикс24, процесс внедрения проходил в несколько этапов, подключая отделы компании по очереди. 

Первым этапом внедрения Битрикс24 была работа с клиентом и создание технического задания по базовым настройкам портала и настройкам бизнес-процессов по трем направлениям продаж - Интернет-магазин, Рекламно-сувенирное агенство и Тендерный отдел. 

Данные направления имеют разную специфику работу с клиентами, поэтому было решено на каждое из них создать отдельное направление сделки и воронку продаж. Также эти направления имели разные каналы получения заявок (Интернет-магазин - это заявки с сайта, онлайн-чата, группы в социальной сети, почты; Рекламно-сувенирное агенство - заявки с почтовых ящиков, телефонные звонки, сайт компании; Тендерный отдел - выгрузка сделок из программы по тендерам). Перенос всех настроек и данных по техническому заданию производился на втором этапе внедрения системы.

Основной проблемой на этапе оптимизации и автоматизации продаж в CRM-системе стали сложности синхронизации этапов сделок и статусов заказов в 1С клиента. У клиента все заявки должны попадать в 1С и после совершения оплаты клиентом по ним запускается процесс производства, который также фиксируется в 1С. Битрикс24 не предполагает ведения учета остатков по товарам и контроль производства продукции, что стало причиной переноса работ по синхронизации данных продуктов (Битрикс24 и 1С) на следующий период. На первых этапах внедрения был настроен импорт товаров из 1С через встроенный функционал Битрикс24, а также перенос клиентской базы. 

После внесения всех настроек на портал и тестирования работы процессов начался этап перехода сотрудников на работу в этой системе. Первыми начали отдел Рекламно-сувенирной продукции и Интернет-магазин. Для этих отделов была разработана подробная инструкция по работе в системе с учетом настроенных процессов (откуда приходит лид, как его обрабатывать и переводить в сделку, какие роботы и на каких этапах запускаются в сделках и лидах и полный сценарий работы с ними). После самостоятельного изучения инструкции сотрудниками было проведено обучение: наш сотрудник приезжал в офисы клиента и вживую показывал, как правильно надо работать с системой, отвечал на все вопросы сотрудников, фиксировал те моменты, которые показались сотрудникам неудобными для их доработки. 

На этапе обучения и старте работ в системе наблюдалось небольшое отторжение у сотрудников, поскольку система Битрикс24 изначально кажется сложной (очень много функционала, различных кнопочек), но в течение месяца сотрудники данных отделов уже смогли освоить работу в CRM-системе и полностью перешли на работу в ней. В этот момент подключился еще один отдел - Тендерный, которому также была предоставлена инструкция по работе с их сделками. 

Когда основные отделы стали работать в Битрикс24, для руководства стало важно понимать эффективность работы своих сотрудников. Поэтому для них была проведена отдельная встреча, на которой определились целевые показатели работы их сотрудников. На основе этих показателей клиенту были собраны отчеты. 

После базового внедрения клиент перешел к нам на техническую поддержку, в рамках которой прорабатываются новые процессы в компании (для других отделов и сотрудников), настраиваются дополнительные инструменты в CRM, предоставляется обучение остальных сотрудников компании. 

Решение сложных вопросов 

Вопрос по настройке интеграции 1С и Битрикс24 с учетом индивидуальных пожеланий клиента был успешно закрыт благодаря передачи данной работы субподрядчику - также партнеру Битрикс24, который специализируется на разработке решений для 1С. 

Поддержка проекта 

Сейчас мы с клиентом продолжаем работу по совершенствованию их облачного портала Битрикс24 - у клиента уже есть опыт работы в этой системе и представления, как ее можно лучше донастроить под себя. Поэтому IQ Online предложило Клиенту вести администрирование его портала по технической части и по доработкам уже используемых инструментов. 

К основным инструментам Битрикс24, которыми пользуются Клиент, можно добавить:

• CRM-блок (ведение всех продаж, контроль работы менеджеров по делам, изучение отчетностей)
  
• Использование телефонии и работа со звонками (проверка разговоров, контроль эффективности звонков)
• Постановка и контроль выполнения задач в группах и напрямую
• Использование внутренней социальной сети (Живой ленты) и чатов
• Сохранение документов на диске
• Отправка смс и почтовых рассылок
• Общение с клиентами через Открытые линии (социальные сети)

Преимущества данного внедрения:

• Вся работа менеджеров стала прозрачной - можно отследить сколько звонков, писем, действий сделал менеджер, сколько успешно закрыл сделок
  
• Руководство может видеть какие задачи выполняются сотрудниками, а какие нет, и вовремя их контролировать
• Заявки не теряются - они все попадают в CRM-систему и обрабатываются менеджерами согласно установленным процессам
• Все сотрудники могут легко общаться между собой, оперативно обмениваться информацией, находясь в различных офисах / зданиях компании
• Мотивация некоторых сотрудников стала базироваться на показателях их работы в системе, которые для них также доступны (они всегда видят результаты своей работы)
• Клиентская база стала общей для всех отделов, что позволяет видеть менеджерам всю историю работы с клиентом и понимать его предпочтения