Бухгалтерские документы для клиентов

Частые вопросы:

• Счёт-заказ только в электронном виде – почему?
  Счет на оплату не является первичным документом в соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и служит для информирования потенциального или реального покупателя о ценах, действующих в определенные дни на определенные товары, продукцию или услуги, а также для указания платежных реквизитов, по которым следует осуществлять оплату (как правило) безналичным способом, вследствие чего на бумажном носителе счет-заказ не оформляется.
• Почему нет печати и подписи в счет-заказе?
  Ни один законодательный акт не содержит требований к оформлению счета на оплату. Организация решает самостоятельно, ставить ли оттиск печати и подпись доверенного лица на выставляемых счетах
• Почему не заполняем поле «грузополучатель»?
  В УПД на сдачу-приемку работ, услуг, передачу имущественных прав в строках (3) и (4) проставляются прочерки, заполнение поля не предусмотрено.
• Если я покупал до 01.03.2021, какие документы получу?
  Если вы приобретали лицензии до 01.01.2021 года, закрывающими документами по заказу являются Счет-оферта и Лицензия. Документы хранятся в подробностях выполненного заказа.
  
  Если лицензия была куплена в период с 01.01.2021 по 01.03.2021 года, то закрывающие документы предоставлялись следующие:
  
  Лицензия без НДС – УПД с признаком первичного документа;
  Лицензия с НДС – УПД с признаком счета-фактуры.
  
  Копии указанных документов доступны в личном кабинете покупателя, в подробностях выполненного заказа. Оригиналы направлялись в случае их запроса во время оформления заказа.
  
  
• Почему количество подписей в УПД разное? 2 или 4
  - если должностное лицо, передающее товары (работы, услуги), одновременно ответственно за правильность оформления операции, то достаточно подписи в строке [10]. В строке [13] укажите только должность и Ф.И.О. этого лица;
  - если УПД со статусом «1» подписало лицо, уполномоченное подписывать как счета-фактуры, так и первичные документы, то в строках [10] и [13] подписи ставить не обязательно. Продублируйте в них только должность и Ф.И.О. этого лица.
  
• Почему Лицензия с УКЭП не предоставляется на бумаге?
  Первичные учетные документы («Лицензия»), подтверждающие факты хозяйственной жизни по предоставлению прав на использование программ для ЭВМ, составляются ООО «1С Битрикс» не на бумажном носителе, а в виде одностороннего электронного документа, подписанного электронной подписью (основание: п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 ФЗ «О бухгалтерском учете»).
  
  Предоставляемый вам подтверждающий электронный документ (в формате файла pdf с присоединенной электронной подписью) подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, выданной аккредитованным удостоверяющим центром. В связи с этим, такой электронный документ (именно он является самим оригиналом, а не «копией») признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях (основание: п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63 ФЗ «Об электронной подписи»).
  
  По разъяснениям Минфина РФ расходы, осуществленные на территории Российской Федерации, могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью, при условии соблюдения требований Закона № 63 ФЗ, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе (письмо Минфина России от 27.03.2020 № 03 03 06/1/24411).
  
  Таким образом, предоставленный оригинал электронного документа (в виде файла pdf с присоединенной усиленной квалифицированной подписью) имеет юридическую силу, является полноценным документом в целях бухгалтерского учета и расчета налогов и не требует дублирования на бумажных носителях. При необходимости вы можете самостоятельно изготавливать копии этого документа на бумажном носителе, заверяя их по общим правилам делопроизводства.
• Почему не предоставляем УПД в электронном формате или в формате сканкопии, а направляем только на бумажном носителе?
  Согласно ст.9 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете» за организацией закреплена обязанность по оформлению первичного учетного документа, который должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни. Ни один законодательный акт не содержит требований о предоставлении сканированной копии данного документа.
• Почему в доверенности на подписанта лицензии не указано конкретно, что она может подписывать электронные документы этой ЭП?
  Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» документы, подписанные электронной подписью, признаются равносильными документам на бумаге с собственноручной подписью. В доверенности подтверждено право на подписание тех или иных документов, оно включает и «живую» подпись и электронную.
• Почему в акте-квитанции не требуется подпись 2й стороны?
  В соответствии с п.2.8. Оферты: Права по Пользовательскому договору считаются предоставленными Лицензиату с даты активации функционала ПО, а для версий ПО, требующих лицензионного ключа - с даты отправки лицензионного ключа. Поэтому подпись второй стороны для подтверждения факта предоставления права не предусмотрена.