Автоматизация заполнения полей по ИНН и доработка отчетов по продажам для НПО ГалилеоСкай

О компании

Научно-производственное объединение ГалилеоСкай производит и реализует приборы для спутникового мониторинга транспорта с использованием навигационных систем GPS и ГЛОНАСС.

Реализуют продукцию через развитую сеть дилерских центров на рынке России, а также в странах СНГ, Европы, Америки и Азии.

Использование Битрикс24 началось с облачной версии системы. В конце 2018 года компания решила перейти в коробку. Интересовала возможность создания специализированных отчётов по продажам, которых нет в штатном функционале системы. В том числе из-за данного фактора и состоялась покупка коробки.

Выбран тариф Корпоративный портал на 50 пользователей. После чего мы помогли ГалилеоСкай с переездом из облака в коробку, и реализовали ряд интересных задач, о которых и расскажем в этом кейсе.

Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН

Задание по доработке

ГалилеоСкай обратились к нашим разработчикам за реализацией задачи по автоматизации процесса работы с ИНН.

При попадании Сделки на определенную стадию запускается процесс анализа информации пользовательского поля. Если в карточке Компании указан ИНН организации из РФ, то необходимо автоматически наполнить данными раздел с реквизитами.

До этого уже был настроен робот по проверке заполненности поля с реквизитами, и, если данных не было, отправлялось оповещение менеджеру, ответственному за компанию. Если он не обогащал нужной информацией Сделку в течение установленных 15 минут, то она автоматически возвращалась на предыдущую стадию. Данный функционал требовалось сохранить и расширить.

Реализация

Для реализации поставленной задачи мы создали специальный блок в дизайнере бизнес-процессов (БП).

В ходе работы блока заполняется раздел с реквизитами Компании или Контакта данными, которые запрашиваются по ИНН из реестра организаций. По сути, это тот же функционал, который отрабатывает, когда мы заполняем реквизиты в карточке Компании/Контакта вручную, только теперь это возможно реализовать с помощью бизнес-процесса. Тем самым мы автоматизировали данную часть. ИНН из пользовательского поля переносится в реквизиты, и по ним подтягивается остальная информация по контрагенту.

В процессе тестирования выявили, что предыдущая реализация не учитывала ситуации, когда компания не прикреплена к Сделке и логика нарушалась. Через 15 минут сделка возвращалась на предыдущую стадию, независимо от того, заполнил ли менеджер отсутствующий ранее ИНН. 

Ситуацию с некорректной работой БП и расширением функционала удалось решить путем его разделения на 2 последовательных процесса.

В результате выполненной настройки удалось сохранить правило работы с реквизитами компании. Автоматизация этой части освободила время менеджеру на непосредственную работу по сделке.

Доработка отчетов – виджеты ключевых показателей

Задание по доработке
  
Руководство ГалилеоСкай хотело видеть визуализированные отчеты по следующим данным:

• динамике продаж;
• количеству новых постоянных клиентов;
• динамике изменения категорий клиентов;
• забытым клиентам.

В стандартном функционале Битрикс24 на странице Старт в CRM представлены самые востребованные отчеты по настраиваемым данным. Однако этого нашему заказчику было недостаточно. Требовалось представление по индивидуальным фильтрам с учетом особой логики подсчета данных.

Реализация 

Новые виджеты с отчетами поместили на новую отдельную страницу.

Представление сделано аналогично виджетам в открытых линиях – выбор осуществляется по предпросмотру диаграммы, а не по списку названий.

На странице с графиками есть типовой фильтр по Ответственному, Региону и Категории (поля в карточке компании) для применения ко всем представленным отчетам на странице. 

Фильтр по году стандартный и меняется в настройке каждого виджета при необходимости.

Отчет «Динамика продаж» показывает динамику роста выручки в % в сравнении с аналогичными месяцами прошлого года, также изображена линия тренда. Выручка считается по успешно закрытым сделкам, отображается в млн. рублей.

Есть выбор фильтра суммирования. Настройка отчета выглядит следующим образом.

Отчет «Количество новых постоянных клиентов» показывает рейтинг менеджеров по количеству новых постоянных клиентов с разбивкой по месяцам. Дополнительно на шкале представлен график динамики количества новых постоянных клиентов по всем менеджерам помесячно и линия тренда.

  

Отчет «Динамика изменений категорий клиентов» показывает, как от месяца к месяцу меняется коэффициент, вычисляемый по значениям категорий клиентов.

Для корректной работы данного отчета была выполнена дополнительная настройка. Первого числа каждого месяца запускается агент, который вычисляет и устанавливает категории клиентам. В связи с проблемами установки категорий вручную, не исключалась вероятность, что менеджер забудет изменить категорию, ошибиться при выборе или умышленно проставить более выгодную категорию своей компании. На основе этих данных собирается общая Динамика роста клиентов.

Также в раздел CRM добавлен отчет по забытым клиентам. Под "Забытым клиентом" понимается клиент, с которым последняя коммуникация (телефонный звонок или переписка по email) была более 14 дней назад.

В отчет выводятся:

• список забытых клиентов;
• регион и категория клиента;
• ответственный менеджер;
• канал и дата последней коммуникации.

Таким образом наглядно видно, когда и кто последний раз связывался с клиентом, которого «забыли». Данный отчет позволяет возобновить коммуникацию и заключить с клиентом успешную сделку. В настроенном отчёте у ответственного менеджера будет загораться индикатор (счетчик), с количеством забытых клиентов, по которым он является ответственным.

Все отчеты реализованы согласно техническому заданию нашего заказчика. Кастомизированная страница с виджетами сводных данных из CRM теперь есть у каждого пользователя Битрикс24. При этом у сотрудников заданы права только на изменение фильтров, а менять формы отчетов они не могут. Сделано это с целью защиты настроек представления данных.

Собранные отчеты оценивают текущую ситуацию по компании, и руководитель может прогнозировать дальнейшие действия для корректировки развития бизнеса.

Дашборд по номинациям – отчет по лучшим менеджерам

Задание по доработке 

Еще одной интересной доработкой стал дашборд по номинациям. Руководство ГалилеоСкай хотело видеть в системе подобие «доски почета», чтобы отслеживать в режиме реального времени лидеров отдела продаж по следующим критериям:

• количеству исходящих звонков (the best communicator);
• сумме успешных сделок (the sales lesder);
• количеству проведенных встреч или презентаций (the best representative).

Реализация 

В стандартных отчетах Битрикс24 в CRM на странице Старт можно вывести нечто аналогичное.

Однако, прежде чем получить подобный отчет, требуется выполнить ряд настроек, чтобы собралась нужная информация:  

1. настроить фильтр;
2. выбрать потоки обращений;
3. выбрать, что считаем, например исходящие звонки;
4. сохранить настройки, только после этого получить нужный результат.

Руководству компании требовалось минимизировать количество действий для получения отчета, а также добавить быстрый переход в профиль сотрудника и отображать фотографии непосредственно в собираемых результатах.

В наш отдел разработки вынесены следующие задачи:

• Добавить пункт в CRM меню со ссылкой на дашборд.
• Сверстать страницы с отображением готовой информации.
• Разработать тело компонента, отвечающего за выборку необходимых данных.
• Реализовать обновление информации без перезагрузки страницы при изменении фильтра (дополнить разработанный компонент).

Куратор со стороны ГалилеоСкай предоставил примерный вид ожидаемого дашборда, согласно которому наша команда разработки сделала верстку для компонента отчета. Добавлен удобный фильтр — отчет за разные периоды показывается без обновления страницы.

Предусмотрена ситуация, если вдруг по одной номинации будет несколько человек с одинаковыми результатами за конкретный промежуток времени.

Сделан удобный переход на страницу пользователя прямо из отчета. Можно сразу поблагодарить менеджера за отличный результат.

  

По результатам собранного дашборда строится общая мотивационная система для менеджеров в компании ГалилеоСкай.

Работа с решением и результаты 

Битрикс24 в компании ГалилеоСкай активно используется отделом продаж. Об этом свидетельствует высокий пульс компании по разделу CRM.

Доработанная автоматизация, индивидуальные отчеты – это часть улучшений, которые мы помогли реализовать ГалилеоСкай для результативных продаж. Нами также выполнены работы, которые напрямую не влияют на коммерческую часть компании, однако помогают пользователям с большим комфортом работать в корпоративной системе.

Руководство ГалилеоСкай высоко ценит наш профессионализм и открытость к любым новым экспериментам по порталу. Поддержка пользователей в течение пары минут с момента их обращения создает безопасную и понятную среду для работы на портале нашего клиента.
  
Битрикс24 – система, которая развивается вместе с вашей компанией. Мы помогаем выполнить настройки грамотно с учетом индивидуальных требований заказчика проекта.

Если у вас есть схожие задачи, обращайтесь по контактам компании – у нас большой опыт в реализации.

https://i-pusk.ru/