Быстрый запуск портала для дистрибьютора спецтехники – АСТАРИ

О компании и целях в Битрикс

АСТАРИ эксклюзивный дистрибьютор профессионального уборочного оборудования. Занимается торговлей и обслуживанием садовой, уборочной и силовой техники 20 лет.

Количество офисов: 1 офис и 1 салон продаж в г. Москве.
Число сотрудников, работающих на портале: 37.
Тип лицензии Битрикс24: коробочная версия — Корпоративный портал – 50 пользователей. 

Представитель компании АСТАРИ обратился к нам в декабре 2019 года. На первой встрече определили основные направления работ:

• покупка лицензии,
• разворот портала,
• настройка базового функционала, 
• сопровождение.

В ходе краткого брифа сформулированы цели внедрения Битрикс24:

1. Фиксировать эффективность работы рекламных каналов.
2. Отслеживать источники поступления новых Лидов.
3. Анализировать качество работы сотрудников отдела розницы, а в перспективе – оптового отделов и тендеров.
4. Фиксировать работы по каждому клиенту с учётом применения средств коммуникаций и задач.
5. Систематизировать внутренние процессы документооборота.

Подготовительная часть работ - это важный этап во внедрении. Чем глубже и детальнее продуманы процессы в новой системе, тем меньше правок в момент приемки работ. Проект в итоге запускается быстро и с нужным результатом.

Начало работ

Наша компания настраивает порталы в коробочной и облачной версиях с 2016 года. Большинство работ мы проводим согласно индивидуальным условиям клиента. Базовые регулярные настройки проходят штатно. Мы знаем, с чем можно столкнуться в процессе выполнения типовых задач и готовы к оперативным действиям.

В этом проекте настройки портала выполнены по частому типовому сценарию. Расскажем о них подробнее.

Разворот коробки

Первый этап – разворот коробки с нуля. На этом этапе выделим 4 главных действия:

1. Аренда или покупка клиентом виртуального или физического сервера
2. Установка корпоративного портала
3. Настройка SMTP-сервера
4. Покупка и привязка SSL-сертификата

Куратор проекта со стороны АСТАРИ предоставил нам необходимые данные и доступы. И в течение 2-х рабочих дней (с учетом затрат на коммуникацию и ожидание данных от клиента по части процессных вопросов) мы развернули коробочную версию Битрикс24.

 Портал готов и можно переходить к его настройкам.

Структура компании

Второй шаг – настройка структуры компании.

В компании АСТАРИ требовалось создать 11 отделов, не считая головного. Структура организации получилась следующей:

Далее пригласили на портал сотрудников и привязали их учётные записи к отделам и подразделениям. Для каждого работника мы задали должность в компании:

Теперь в профиле каждого сотрудника помимо основных данных (ФИО и контактный email) автоматически установлены подразделение и должность:

Использовать структуру с отделами в Битрикс24 удобно для целевого распределения прав, а также для быстрой коммуникации, например, в сообщениях. Выбрав название отдела в поле «Кому», сообщение получат все сотрудники, которые в него входят.

Интеграция почтового сервиса

Следующая задача – подключение почтовых ящиков сотрудников к порталу. На данном этапе мы предложили заказчику проекта АСТАРИ два варианта решения:

1. Подключение проводят сами сотрудники по подготовленной нами инструкции для каждого почтового провайдера (Яндекс, Mail.ru, Google). Это делается в целях сохранения конфиденциальности и защиты данных.
2. Почтовые ящики сотрудников компании к порталу интегрируют специалисты нашего отдела внедрения. Для этого нам требуется получить информацию по электронным почтовым адресам и пароли доступа для интеграции.

Куратором компании АСТАРИ выбран первый вариант подключения почты. Мы составили индивидуальную инструкцию по интеграции почтовых ящиков Яндекс с CRM:

Когда пользователи обращаются к нам, не имея базовых навыков настройки CRM-систем, мы ориентируемся на упрощение работы с порталом для клиента. В данном проекте специалисты компании поэтапно расписали нюансы интеграции почтового ящика с Битрикс24 для самостоятельной настройки.

Благодаря составленной инструкции, почтовые ящики пользователи подключили себе сами. Это исключило передачу персональной информации нам, как третьим лицам, что было важно для заказчика проекта.

Настройка CRM

Следующий пункт – оптимизация работы отдела продаж. Здесь выделим 3 этапа:

1. создание направлений в Сделках
2. настройка карточек Компаний, Контактов, Сделок, Лидов
3. права доступа к CRM

В первую очередь мы отредактировали статусы Лидов. Получившиеся стадии представлены на скрине:

Далее мы создали две воронки продаж для разных направлений:

1. Продажи
2. Товары
   
   

Для каждой из этих воронок мы настроили стадии сделки, изменив штатные названия статусов:

По завершению настройки компания имеет два различных бизнес-направления в одной системе. Сделки разделены по стадиям и отсортированы – их легче обработать, не потеряв важного клиента.

Финальный этап по настройке CRM – распределение доступов к порталу. 

Система прав действует согласно заданным ролям по должностям для каждого из отделов.

После настройки пользователи портала АСТАРИ могут работать только с профильными для них участками в CRM. Например, бухгалтер взаимодействует с документами (коммерческим предложением, счетами и т.д.) некоторых контрагентов и при этом не имеет доступа к аналогичным файлам других заказчиков.

Распределение прав дает защиту служебной информации компании и фокусирует сотрудников только на его зоне ответственности.

Настройка CRM-форм

Важный шаг для повышения конверсии с сайта – настройка CRM-форм (иными словами: бланк данных, заполняемых клиентом). Заказчику нашего проекта требовалось фиксировать данные по предполагаемым контрагентам с сайта в CRM. Для этих целей мы создали форму «Анкета потенциального дилера» и настроили поля для заполнения.

После заполнения потенциальным клиентом формы на сайте АСТАРИ данные попадают в CRM. Далее с ними работает менеджер.
По итогу первых нескольких месяцев после активации формы конверсия с сайта повысилась на 15%. Работа менеджеров по сбору первичных данных сократилась, теперь большую часть информации потенциальный клиент заносит сам.

Установка Планы+

Для решения задачи по отчетам внутри Битрикс24 мы использовали  приложение нашей разработки Планы+. Это инструмент для планирования производительности сотрудников. 

С помощью этого решения сотрудники компании АСТАРИ могут следить за своей эффективностью и оценивать результативность. Руководитель видит статистику по каждому специалисту и отделу в целом в режиме реального времени.

Итоги проекта

Первоначально поставленные задачи АСТАРИ завершены – развернут корпоративный портал, выполнены необходимые настройки и сделано разграничение прав. У сотрудников есть доступ к аналитике основных метрик работы.

Проект реализован за 19 часов. Впереди планы по интеграции портала с интернет-магазином и сопровождение работы пользователей в рамках отдельной услуги технической поддержки от нашей компании.

Если у вас схожие задачи, нужен быстрый запуск системы Битрикс24 с набором оптимальных настроек – обращайтесь по контактам нашей компании. Составим техническое задание с учетом специфики вашего бизнеса и реализуем задачи за согласованные с вами сроки и бюджет. 

https://i-pusk.ru/