Расширенная отчетность для управления производственным предприятием Пинскдрев

О компании и её целях в Битрикс

ЗАО «Холдинговая компания «Пинскдрев» – крупнейший деревообрабатывающий холдинг в современной Европе. Предприятие основано в 20-х годах 20-го века.

Пинскдрев – компания полного технологического цикла, которая выпускает около 100 разновидностей мягкой мебели, гарнитуры для отдыха и еще свыше 1500 наименований товаров.

Количество офисов: 112 магазинов сети Пинскдрев, 16 представительств в России и СНГ.
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 117.
Тип лицензии Битрикс24: Коробочная версия – Корпоративный портал на 250 пользователей.

Представители ЗАО «Пинскдрев» сотрудничают с нами с апреля 2016 года. Компания активно пользовалась облачной версией портала Битрикс24, однако возможностей облака со временем стало не хватать – требовались доработки для построения своей системы отчетности, реализация сложных бизнес-сценариев, интеграция с 1С:Управление Торговлей. В сентябре 2018 года приняли решение о переезде на коробочную версию, чтобы выстроить удобную платформу для ведения бизнеса. Обозначив направление работ и приоритетные задачи, мы приступили к реализации.

В данном кейсе расскажем о части интересных решений для портала Пинскдрев и доработках, которые можно повторить на любой коробочной версии Битрикс24. 

Переезд в коробку

Переезд из облачной версии в коробочную осложнился наличием установленных платных и бесплатных приложений, которые нужно было сохранить для работы в коробке.

Для решения проблемы мы связались с разработчиками приложений, предоставив ключ лицензии, и попросили перенести приложения вместе с данными базы на новый адрес портала. В результате удалось перенести 7 бесплатных и 2 платных приложения, что было важно для сотрудников Пинскдрев.

На переезд портала вместе с переносом приложений затрачено 1,5 недели. Бэкап самого портала разворачивался трое суток, т.к. данных в исходной системе было много. После окончания работ, связанных с переносом на свой сервер, выполнены дополнительные настройки системы. Все пользователи перешли к работе в новой среде без дополнительных адаптаций. 

Отчет по конверсиям

Особенность коробочной версии в том, что можно доработать функциональность при помощи кода. В проекте для Пинскдрев сделаны изменения, которые касаются аналитики. Мы собрали отдельные страницы с отчетами для вывода данных из системы с учетом нужных разрезов и показателей.

Для подсчета результатов работы филиалов (магазинов) на портале Пинскдрев создан отчет по конверсиям.

Данные представлены как в виде таблицы, так и в виде диаграммы для наглядного отображения количественных показателей продаж, суммы договоров и фактических заходов в торговую точку.

Данная доработка упростила анализ конверсии продаж, визуализировав продуктивность работы филиалов. В распоряжении руководства компании Пинскдрев наглядный инструмент для контроля продаж, который собирает данные из портала и выводит в удобном формате.

Отчет по сотрудникам

Для организации единого стандарта работы большого числа филиалов в Пинскдрев используется своя внутренняя система контроля качества. В компании есть несколько типов анкет для сбора данных по продавцам и консультантам в торговых точках. Процесс раньше был построен через таблицы Excel. На сбор информации из разных источников и ее объединение уходило много времени, что вызывало определенные трудности и тормозило скорость реакции на нарушения.

Для решения проблемы со сбором данных и ведением учета по персоналу представительств использовали инструмент списков. Информация вносится в корпоративный портал и далее можно работать с данными, используя нужную фильтрацию непосредственно в собранном списке.

Доступ и работа с данными списка регулируется через настройку прав пользователей. Единое пространство для ведения учета позволило увеличить скорость реакции на отклонения от принятых в компании стандартов работы. Информация отражается сразу после занесения и доступна в любой момент времени в актуальном состоянии.

Отчеты по сделкам

Анализ сделок можно проводить с применением различных методов, делать срезы и фильтры по нужным ракурсам. В штатных отчетах Битрикс24 есть предустановленные типы вывода данных и можно настроить свой собственный отчет. Однако, когда много разных направлений продаж и нужно сопоставить данные с разными периодами и учесть несколько факторов, единственное решение – использовать свой собственный отчет, собранный по нужной логике.

Для анализа сделок по их конверсии в сравнении с определенным периодом мы собрали отдельный отчет по списку требований от аналитика продаж Пинскдрев.

Данные собираются в общую таблицу с разделением на текущий период и сравниваемый.

Отчет предусматривает использование фильтра для выбора типа сделки, отчетного периода и прочих данных, по которым собирается информация.

Все цифры в отчете кликабельны для получения детализации по каждой из сделок. Отчет собирается по данным из CRM и отражает текущее состояние по конверсиям.

Дополнительно собрали отчет, который выводит информацию по забытым сделкам – по которым не было никакой активности за определенный период времени.

С помощью фильтров формируется список сделок с разными характеристиками:

• Количество сделок без дел
• Количество сделок с просроченными делами
• Количество сделок без активностей

Отчет выгружается в привычный Excel, где дальше можно продолжить работу по анализу собранных данных.

Цифры также кликабельны, чтобы увидеть информацию по той или иной интересуемой сделке и при необходимости возобновить ведение дел по ней.

Отчет по забытым сделкам помогает контролировать работу менеджеров и сохранять высокую конверсию в продажах.

Остатки по суммам платежей в канбане сделок

Любая сделка проходит несколько стадий до ее завершения. По договоренности с компанией Пинскдрев их клиенты могут вносить оплату полностью или частично за работу или товар на любом этапе. Движение фиксируется в Битрикс24.

Но как быстро получить анализ по сделкам: какой объем остатка платежа еще числится по стадиям? Чтобы визуализировать информацию по средствам в разрезе стадий сделок, наша команда разработки добавила строку с суммой остатка.

Теперь информация по планируемым поступлениям видна на канбане сделок.

Менеджеру необходимо лишь занести данные в поле Предоплата внутри карточки Сделки.

Битрикс автоматически рассчитает остаток по сделке, обновит информацию в канбан-отображении и посчитает общую сумму остатков по всем сделкам на каждой стадии.

Данная схема работы позволяет оценить текущее поступление средств и планируемое. Сценарий подходит для всех компаний, которые принимают платежи по сделке несколькими частями.

Резюме по проекту

В кейсе описана лишь часть решений, выполненных нами за 4 года сотрудничества с компанией Пинскдрев. Мы продолжаем выполнять задачи разного типа для улучшения работы в системе. Отдельной статьей опишем работы, связанные с интеграцией 1С для данного проекта.

Помимо доработок для Пинскдрев, мы обеспечиваем комплексную поддержку их портала Битрикс24: 

• Инфраструктурные работы по порталу: контроль резервного копирования, общая работоспособность и бесперебойность системы
• Безопасная установка обновлений
• Разработка новых бизнес-процессов и поддержка текущих настроек
• Консультация и обучение пользователей

Улучшения, которые сделаны на портале Пинскдрев, связали в единую систему все коммуникации с клиентами и коллегами. Учет коммерческой части в CRM и выстроенная система аналитики помогают контролировать продажи и принимать решения на основании операционных данных.