Виртуальный офис для компании Sciencefiles

О компании

Компания Sciencefiles с 2009 года на рынке, реализовала более 750 проектов для крупных российских и международных компаний, в том числе из списка Fortune 500. Sciencefiles занимается подготовкой ключевых документов для регистрации клинических исследований лекарственных препаратов и медицинских изделий для различных областей медицины. Sciencefiles — лидер рынка аутсорсинга медицинского райтинга в России. Команда компании — эксперты высшего класса — доктора и кандидаты медицинских, фармацевтических и биологических наук, совокупный профессиональный опыт которых — более 200 лет. 

Ситуация

Компания Sciencefiles с момента основания работает полностью в дистанционном режиме, более 30 человек команды удаленно трудятся в разных уголках страны. 

Ранее, для организации деятельности, компания первой на рынке медицинского райтинга использовала инновационную для 2010-х годов самописную систему виртуального офиса. Однако, с ростом бизнеса и развитием технологий, компании потребовалась новая система, которая бы лучше отвечала стратегическим планам по развитию и масштабированию бизнеса, позволяла бы обеспечивать стабильно высокое качество услуг и клиентского сервиса. Кроме того, требовалось преодолеть потенциально слабое место самописной системы — она была завязана на одном программисте, что могло в будущем обернуться сложностями для бизнеса.  

Для оптимального решения задач за основу была взята платформа на базе Битрикс24 — популярная на рынке благодаря своей гибкости и удобству.

Цели

• Создать единый виртуальный офис для сотрудников компании;

• Ускорить процесс управления продажами и взаимоотношениями с клиентами;

• Сделать проектную деятельность более эффективной в условиях дистанционной работы;

• Повысить уровень клиентского сервиса и качество коммуникаций с клиентом;

• Упростить коммуникации между руководством и сотрудниками;

• Упростить документооборот.

Решение

В удаленной работе критически важно не погрязнуть в хаосе из документации и задач. Дистанционно контролировать работу тридцати сотрудников, работающих в разных часовых поясах и индивидуальных рабочих графиках — серьезный вызов для руководителя. Да и эффективность работы самих сотрудников может снижаться, если им придется тратить много времени на рутину, разбор архивов и переписок в поисках нужных документов или информации по достигнутым договоренностям. 

Во внедренной платформе все поставленные задачи решены  стройно, системно и логично. Новый сотрудник осваивает систему быстро, ведь структура и функционал выстроены интуитивно понятно. 

CRM

Сделки в CRM — это основное рабочее место менеджера по развитию бизнеса, в котором собрана вся информация: история коммуникации с клиентами, документация, требования. 

При создании “Сделки” автоматически заполняются роли (юрист, офис-менеджер, ответственный), а также создаются задачи.

При закрытии одних задач появляются новые, и сделка переходит на следующие стадии. Участникам приходят уведомления и напоминания, что обеспечивает “мягкий” контроль работы. Механика настроена с помощью роботов и бизнес-процессов. 

Заполнив поля внутри вкладки “Счета”, менеджер может сформировать счет, скачать его и отправить клиенту. По такому же принципу можно автоматически создать коммерческое предложение, договор и т.п. Это помогает избежать неточностей и согласовывать документы в разы быстрее.

Когда менеджер выполнил свою часть работ и получил согласие от клиента на старт работ, он переходит во вкладку “Проекты”, указывает проектного менеджера, дату старта и создает проект. 

Проекты

У менеджера проекта во вкладке “Проекты” появляется вся информация, история, описание, дедлайны. Карточка — его рабочий инструмент, там проходит формирование проектной команды, просмотр истории и оценка финансовых показателей. В любой момент можно посмотреть, на каком этапе случилась заминка и быстро исправить ситуацию.

Во вкладке “Смета” проектный менеджер распределяет работы, которые приходят исполнителям в виде задач. 

В отдельной вкладке “Маржа”, с учетом стоимости всех работ в проекте, контролируются и рассчитываются финансовые показатели: расходы по смете, дополнительные расходы, маржинальность.

Когда все работы окончены, менеджер может в один клик выгрузить файл со сметой. 

Хранятся все проекты в разделе “Реестр”. Если возникнет необходимость, там можно найти структурированную информацию о проекте любой давности.

Кстати, на портале разграничены права доступа для каждого из участников проекта. Это снижает риски утечки информации. Каждый видит только то, что ему положено знать по должностной инструкции.

Это касается и доступов к документации на Диске. У каждого сотрудника есть собственный диск, доступ к файлам отдела, а также к Дискам групп, с которыми он работает. 

Результат

• Внедрена удобная система, которая сделала работу компании более прозрачной;

• Упрощен контроль работы сотрудников;

• Расширен проектный функционал, все структурировано и интуитивно-понятно в использовании;

• Благодаря роботам и бизнес-процессам работа в отделе продаж ускорилась;

• Сроки выполнения клиентских проектов сократились; 

• Повысилось качество услуг и уровень клиентского сервиса;

• Единые реестры проектов, история работ, хранилища документации позволили свести к нулю возможность потери любой информации;

• Оптимизирована IT-инфраструктура, Fusion выполняет функцию IT-отдела, развивает и поддерживает работоспособность внедренного портала.

Отзыв

“От лица всей компании Sciencefiles выражаю благодарность команде Fusion за внимательное отношение к делу, качественную работу и взаимопонимание. Нам еще многое предстоит реализовать, но уже сейчас очевидны преимущества, которые мы получили относительно прежней системы.

Руководящим сотрудникам, в тому числе и мне как директору, стало удобнее планировать работу компании. Каждый сотрудник получил отличный инструмент для организации собственного виртуального рабочего пространства. Мы автоматизировали достаточно сложные вещи при помощи бизнес-процессов. В целом работа компании стала более прозрачной и эффективной. Надеюсь, наше дальнейшее сотрудничество будет таким же плодотворным и будет содействовать наращиванию высокотехнологичности нашего бизнеса”, — Андрей Марисович Алашеев, к.м.н., директор Sciencefiles.