УРСиП_Формирование плана закупок на календарный год

О клиенте:

URSiP - Акционерное Общество «Управление Развитием Систем и Проектов», специализирующееся на создании комплексных систем, переводе услуг в электронный вид и автоматизации отдельных бизнес-процессов для государственных органов и коммерческих структур в строительной отрасли.

Ситуация: В крупной государственной компании большой объем закупочной деятельности, коммуникация по которой осуществляется через корпоративную электронную почту. Такой способ не только ненадежен – письма могут теряться в повседневной рутине, попадать в спам, но и небезопасен – передача конфиденциальной информации через почтовый сервер не гарантирует её утечек.

Цели:

• Автоматизировать процесс закупок.

• Сделать процедуру согласования прозрачной, чтобы можно было легко отследить на какой стадии находится сделка и кто ответственный за её простой.

• Сохранение истории бизнес-процессов в рамках закупочной деятельности.

Решение:

Настроенный бизнес-процесс «Формирование плана закупок на календарный год» позволяет добавлять и согласовывать отдельные закупки, которые в дальнейшем входят в Общий реестр годовой деятельности. 

Уникальность настроенного бизнес-процесса – в многоступенчатой системе согласования каждой закупки, которая проходит все шаги по логике согласования. По желанию клиента для максимальной прозрачности внедрен Лист согласования, изначально открытый для Инициатора до запуска процесса.

«Реестр закупок»

Вся закупочная деятельность фиксируется и ведется в Реестре закупок, который представляет из себя перечень строк с наименованиями закупок. Бизнес-процесс запускается кнопкой «Добавить закупку».

Инициатор заполняет наименование, обоснование и технические требования к закупке, добавляет соответствующие файлы. Отличительная особенность на данной стадии – видимость инициатору сразу всей цепочки дальнейших согласователей.

Вид карточки закупки:

Карточка состоит из двух вкладок:

Общее, в которой отображается вся информация по закупке.

Бизнес-процессы, из которой можно запустить дальнейшие процессы по данной закупке. В этой вкладке также хранится вся история всех бизнес-процессов в рамках этой закупки.

Отличительная особенность на данной стадии – отображение блока согласования с указанием даты поступления на согласование, длительности и ФИО и все комментарии лиц, участвующих в процессе. Благодаря этому становится понятно, на какой стадии находится процесс согласования закупки, и кто ответственный за следующий шаг в рамках процедуры согласования.

После запуска бизнес-процесса карточка закупки перемещается по заранее заданным стадиям согласования, в рамках которого в карточке отображаются все комментарии согласователей.

По завершении процесса согласования карточка попадает в общий Реестр закупок.

Результаты:

• Автоматизация закупочной деятельности и увеличение объемов, благодаря упрощению и наглядности процедуры согласования.

• Придание прозрачности процедуре согласования закупки благодаря четкости отслеживания стадий процесса.

• Увеличение степени ответственности согласующих лиц благодаря фиксировании всех действий в реестре согласования.

• Отображение всей закупочной деятельности в рамках одного инструмента – Реестра закупок на портале.