Автоматизация судейской работы на соревнованиях
Вернуться к спискуМуниципальное автономное учреждение «Спортивная школа олимпийского резерва № 1»
1. Краткая информация о клиенте- сфера деятельности: спортивная школа по художественной гимнастике
- число сотрудников, работающих с Битрикс24: ~12
- количество офисов/филиалов, география: Пермь
2. Необходимость внедрения Битрикс24.
- автоматизация документооборота
- ведение “клиентской базы”
- сводные отчеты
- автоматизация процесса проведения соревнований
Было проведено внедрение коробочной версии 1С-Битрикс24. Работы поделены на 2 этапа:
1 этап. Настройка базового функционала с учетом отраслевых особенностей:
- "Клиентская база" (родители, учащиеся) перенесена в CRM из многочисленных Excel-файлов, удалены дубли;
- Ведение и учет действующих договоров переведен в воронку и осуществляется через сущность Сделки;
- Реализован журнал посещаемости спортсменов в мобильном приложении Битрикс24 для тренеров. Теперь тренер может быстро отметить присутствие ученика на тренировке в своем телефоне. Интерфейс сделан максимально простым, без лишних действий. Ранее учет выполнялся на бумаге, либо в Excel, и передавалось бухгалтеру в конце месяца, что сильно влияло на корректность и оперативность обработки информации;
- Отметки о посещаемости автоматически формируются в табель, что исключает спорные моменты, когда родители отказываются оплачивать часть занятий. Дополнительно предусмотрена возможность выгрузки табеля в Excel для удобства предоставления информации бухгалтеру.
- Автоматизированный табель учета посещений решает задачу корректного расчета заработной платы, в том числе при переходе спортсмена от одного тренера к другому.
- Настроены сводные отчеты: статистика по количеству детей у конкретного тренера, количество детей по определённому направлению, сумма задолженности и т.д. Для быстрого получения результата по интересующему параметру в отчетах реализован - фильтр.
Организация музыкального сопровождения
Как правило, в рамках одних соревнований каждая гимнастка готовит до 5 видов выступлений, для каждого из которых готовится музыкальная фонограмма.
Как было до внедрения Битрикс24?
- Каждый участник соревнований самостоятельно или через тренера перед каждым соревнованием отправлял музыкальные файлы на электронную почту Федерации или приносили на flash-накопителях, а порой и на CD-дисках (и это в 2021 году!)
- Часто файлы были "битые" или экзотического формата, а наименование файлов не имело стандарта. Так, сами участники соревнований путали файлы, либо присылали старые.
- В результате все эти файлы приходилось сортировать по папкам, а при каждом выходе гимнастки приходилось искать нужный файл, что значительно удлиняло соревновательный день.
- Создан интерфейс внутри Битрикс24 для загрузки музыки сторонними пользователями (родителями/спортсменами) по специальной ссылке;
- Строго определен формат музыки - mp3, то есть спортсмен заранее должен конвертировать файл в нужный формат;
- Наименование файла не имеет значение, файл тут же прикрепляется к нужной гимнастке и нужному виду выступлений;
- Спортсмен/тренер может залить файл из любой точки при наличии подключения к Интернету, с любого устройства, а также проверить корректность загруженного файла, прослушав его на плеере.
Стартовый протокол.
Загрузка музыкальных фонограмм потребовала решения новой задачи: необходимо, чтоб загруженные аудиофайлы можно было не только воспроизвести в удобном понятном интерфейсе, но и выстроить их отображение в порядке выступления спортсменов, согласно протоколу соревнований.
Поэтому был создан функционал по созданию стартового протокола внутри Битрикс24, в котором указывается список потоков, в каждый из которых группируются спортсмены.
Судьи и мобильное приложение.
Для автоматизации выставлении баллов было разработано мобильное приложение и приобретены планшеты.
Схема работы выглядит так:
- Администратор соревнований при выходе спортсмена включает файл музыкального сопровождения и одновременно выбирает - какая бригада судей и за какого спортсмена сейчас должна проголосовать(нажатие всего двух кнопок вместо постоянного поиска по папкам).
- В распоряжении у каждого судьи индивидуальный планшет с мобильным приложением на базе Битрикс24. В мобильном приложении заведена учётка конкретного судьи (Е1, А4, DB1 и т.д.). Соответственно, система распознаёт, какому судье в данный момент времени, какую информацию отобразить на планшете - ФИО гимнастки и вид, по которому она выступает. После выставления оценки, у судьи пропадает возможность повторной отправки результатов.
- По мере голосования, информация от судей стекается в рабочий протокол и отображается у секретаря. Дополнительно выводится информация о расхождении между судьями в определённой категории, если расхождение превышает допустимый порог и требует согласования.
- Итогом становится формирование сводного протокола.
- Секретарь соревнований ведёт постоянный подсчёт результатов и при подведении итогов формирует сводный протокол. Работа очень трудоёмкая. Нужно от каждого из ~25 судей собрать результат выступления каждой гимнастки. В результате получается очень большой объём данных, который нужно оперативно внести в Excel и правильно создать сводный протокол. Ранее, в это сложно поверить, за каждым судьей были закреплены "волонтеры", которые приносили бумажки с результатами на стол секретаря.
- Мы создали интерфейс рабочего протокола в Битрикс24. Судейские оценки фиксируются в протоколе автоматически, расчет результатов производится в режиме реального времени
Ограничения по COVID-19 поставили задачу организации он-лайн трансляции соревнований для семей спортсменов. В результате тестирования трансляции на различном оборудовании, в различных условиях - пришли к взвешенному решению, которое позволило свести к минимуму ручные действия, а качество трансляции сделать максимально стабильным:
- Стационарно закреплённая широкоформатная камера с протоколом RTSP.
- Сервер Битрикс24 подключается к камере и по команде администратора передаёт поток в трансляцию на YouTube (в случае прекращения работы выбранного видеосервиса система легко переключается на альтернативные варианты).
На текущий момент из стандартного функционала клиент активно использует:
- задачи
-воронку, работу со сделками
- диск
- время и отчёты
- бизнес-процессы
- мобильное приложение для судей
5. Преимущества от внедрения
- единая “клиентская” база
- электронный журнал посещаемости тренировок
- автоматическое формирование табеля посещений тренировок и расчета заработной платы тренерского состава
- специализированные сводные отчеты
- отраслевое решение для проведения соревнований способствует исключению человеческого фактора, ручного труда при подготовке и проведении соревнований, что значительно упрощает судейский процесс и подсчет результатов
- стоимость внедрения представленного отраслевого решения равна стоимости однократной аренды аналогичного оборудования, доступного сегодня на рынке.
- каждый спортсмен зафиксирован и закреплен в CRM договором
- тренер производит отметку о посещении тренировки спортсменом в своем мобильном
- бухгалтер в конце месяца получает автоматически сформированный табель для расчета з/п
- судейские оценки автоматически фиксируются в протоколе соревнований, расчет результатов производится в режиме он-лайн
- родители спортсменов самостоятельно загружают музыкальные фонограммы по каждой программе выступлений, которые автоматически выстраиваются в плейлист в соответствии с последовательностью выступлений
Реализованные доработки системы Битрикс24 признаны Заказчиком, как рационализаторские. Заказчик отмечает:
- сокращение ошибок, связанных с человеческим фактором
- автоматизацию формирования отчетных ведомостей
- сокращение времени соревновательного дня