Онлайн-школа ОЦ «ИФ Инглиш Фест СНГ»
Вернуться к списку
Описание
UFirst — это крупнейшая международная школа английского для детей и подростков. В России представлено 15 языковых центров в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске.
На постоянной основе в школе обучается около 13000 студентов. Всего прошло обучение в школе более полумиллиона человек.
Задачи
Глобальной задачей являлось осуществить полный переход всей школы со всеми внутренними процессами с платформы SalesForce на Битрикс24.Энтерпрайз.
Основными задачами были:
- миграция всей базы CRM с сохранением всех связей между сущностями.
- реализация всех внутренних процессов и автоматизаций без потери функциональности.
Решения
Миграция.
Задача миграции данных имела сжатые сроки, поэтому было принято решение реализовать ее в первую очередь.
Для этого была проведена аналитика текущей архитектуры в SalesForce, Сформирована ERD схема связей между сущностями. Далее была разработана архитектура в Битрикс24 для возможности переноса данных.Для этого на стороне Битрикс24 было создано 4 направления сделок, создана 21 сущность на базе смарт-процессов, настроено 23 универсальных справочника для функционирования системы, настроено 18 бизнес-процессов.
Для осуществления загрузки данных в Битрикс24 были разработаны загрузчики стандартных объектов CRM (сделки, лиды, контакты и компании) и дополнительно для смарт-процессов. Своя разработка позволила ускорить загрузку данных и автоматически проставлять связи между сущностями.
Разработка
Права доступа.
Для работы с CRM были созданы роли и настроены права доступа.
Базовых возможностей настройки прав доступа оказалось недостаточно для решения отдельных условий доступа, поэтому дополнительно были созданы группы пользователей в административной панели. Также разработаны отдельные алгоритмы проверки прав, которые ориентировались на то, к какой группе принадлежит сотрудник.
Права доступа также затронули и товарный каталог. В нем были размещены предлагаемые студентам курсы обучения. Сотрудники школ при выборе курсов должны были видеть только те, что относятся к их региональному расположению.
Новые студенты.
Для принятия заявок по новым студентам была настроена воронка лидов и отдельные бизнес-процессы.
Для сбора заявок на обучение были созданы различные CRM-формы , которые впоследствии размещены на лендингах, сайтах и рекламных площадках.
Будущие студенты заполняют форму и она автоматически попадает в Лиды с указанным источником и автоматически заполненными маркетинговыми данными, дл получения которых в каждой форме настроены скрытые поля.
Далее сотрудники школ общаются с новым студентом и при желании учится автоматически через бизнес-процесс регистрируют его на пробное занятие.
Сделки.
При работе со сделками в системе было настроено множество проверок и ограничений, чтобы сотрудники могли допустить минимальное количество ошибок.
Настроен процесс согласования скидок для учеников, который автоматически проверяет какую скидку выбрал сотрудник и в зависимости от условий передает ее на согласование дальше. Сделку нельзя закрыть, пока скидка не согласована.
Также перед закрытием сделок обязательно проверяется заполненность обязательных полей.
Сделка может быть закрыта после оплаты студентом будущих занятий. Для удобства проведения олпат была подключена Юкасса: при выборе метода оплаты Юкассой. автоматически формируется ссылка на оплату и отправляется на почту и WhatsApp.После поступления денег сделка атовмтически закрывается как успешная.
После завершения, автоматически происходит зачисление на счет студента купленных им часов, и теперь сотрудники могут добавить его в соответствующую группу обучения.
Уведомления.
На разных этапах работы с лидом и сделкой, студента всегда информируют о новостях и пробных занятиях в WhatsApp.
Раздел обучения.
Для “производственной” части сотрудников были разработаны и настроены Смарт-процессы “Группы”, “Сессии”, “Посещения” и другие.
Благодаря этому сотрудники могли формировать группы обучения выбирая удобные дни и свободных учителей, далее система автоматически создает сессии и вносит их в расписание учителей. Также во всех сессиях добавляются студенты, которые купили данный курс обучения.
Таким образом разработанная система позволяет сформировать занятия для каждой группы на весь учебный год с учетом свободных классов и свободных слотов учителей.
Посещения.
Для учителей был реализован функционал отметки посещения занятий учениками.
После каждого проведенного занятия учитель может зайти в систему и проставить посещение студентов. При этом система сразу же учитывает это и списывает время проведенного урока с баланса студента.
Все балансы студентов контролируются системой.
Итог
В конечном результате сотрудники получили инструмент, который максимально сохранил необходимый функционал используемый в старой системе, но также обрели новые функции и полезные решения облегчающие ежедневную работу.
UFirst — это крупнейшая международная школа английского для детей и подростков. В России представлено 15 языковых центров в Москве, Санкт-Петербурге и Новосибирске.
На постоянной основе в школе обучается около 13000 студентов. Всего прошло обучение в школе более полумиллиона человек.
Задачи
Глобальной задачей являлось осуществить полный переход всей школы со всеми внутренними процессами с платформы SalesForce на Битрикс24.Энтерпрайз.
Основными задачами были:
- миграция всей базы CRM с сохранением всех связей между сущностями.
- реализация всех внутренних процессов и автоматизаций без потери функциональности.
Решения
Миграция.
Задача миграции данных имела сжатые сроки, поэтому было принято решение реализовать ее в первую очередь.
Для этого была проведена аналитика текущей архитектуры в SalesForce, Сформирована ERD схема связей между сущностями. Далее была разработана архитектура в Битрикс24 для возможности переноса данных.Для этого на стороне Битрикс24 было создано 4 направления сделок, создана 21 сущность на базе смарт-процессов, настроено 23 универсальных справочника для функционирования системы, настроено 18 бизнес-процессов.
Для осуществления загрузки данных в Битрикс24 были разработаны загрузчики стандартных объектов CRM (сделки, лиды, контакты и компании) и дополнительно для смарт-процессов. Своя разработка позволила ускорить загрузку данных и автоматически проставлять связи между сущностями.
Разработка
Права доступа.
Для работы с CRM были созданы роли и настроены права доступа.
Базовых возможностей настройки прав доступа оказалось недостаточно для решения отдельных условий доступа, поэтому дополнительно были созданы группы пользователей в административной панели. Также разработаны отдельные алгоритмы проверки прав, которые ориентировались на то, к какой группе принадлежит сотрудник.
Права доступа также затронули и товарный каталог. В нем были размещены предлагаемые студентам курсы обучения. Сотрудники школ при выборе курсов должны были видеть только те, что относятся к их региональному расположению.
Новые студенты.
Для принятия заявок по новым студентам была настроена воронка лидов и отдельные бизнес-процессы.
Для сбора заявок на обучение были созданы различные CRM-формы , которые впоследствии размещены на лендингах, сайтах и рекламных площадках.
Будущие студенты заполняют форму и она автоматически попадает в Лиды с указанным источником и автоматически заполненными маркетинговыми данными, дл получения которых в каждой форме настроены скрытые поля.
Далее сотрудники школ общаются с новым студентом и при желании учится автоматически через бизнес-процесс регистрируют его на пробное занятие.
Сделки.
При работе со сделками в системе было настроено множество проверок и ограничений, чтобы сотрудники могли допустить минимальное количество ошибок.
Настроен процесс согласования скидок для учеников, который автоматически проверяет какую скидку выбрал сотрудник и в зависимости от условий передает ее на согласование дальше. Сделку нельзя закрыть, пока скидка не согласована.
Также перед закрытием сделок обязательно проверяется заполненность обязательных полей.
Сделка может быть закрыта после оплаты студентом будущих занятий. Для удобства проведения олпат была подключена Юкасса: при выборе метода оплаты Юкассой. автоматически формируется ссылка на оплату и отправляется на почту и WhatsApp.После поступления денег сделка атовмтически закрывается как успешная.
После завершения, автоматически происходит зачисление на счет студента купленных им часов, и теперь сотрудники могут добавить его в соответствующую группу обучения.
Уведомления.
На разных этапах работы с лидом и сделкой, студента всегда информируют о новостях и пробных занятиях в WhatsApp.
Раздел обучения.
Для “производственной” части сотрудников были разработаны и настроены Смарт-процессы “Группы”, “Сессии”, “Посещения” и другие.
Благодаря этому сотрудники могли формировать группы обучения выбирая удобные дни и свободных учителей, далее система автоматически создает сессии и вносит их в расписание учителей. Также во всех сессиях добавляются студенты, которые купили данный курс обучения.
Таким образом разработанная система позволяет сформировать занятия для каждой группы на весь учебный год с учетом свободных классов и свободных слотов учителей.
Посещения.
Для учителей был реализован функционал отметки посещения занятий учениками.
После каждого проведенного занятия учитель может зайти в систему и проставить посещение студентов. При этом система сразу же учитывает это и списывает время проведенного урока с баланса студента.
Все балансы студентов контролируются системой.
Итог
В конечном результате сотрудники получили инструмент, который максимально сохранил необходимый функционал используемый в старой системе, но также обрели новые функции и полезные решения облегчающие ежедневную работу.