Phototime

1. Информация о клиенте
Phototime самая крупная компания в России по предоставлению фотоуслуг в развлекательной сфере:

2. Необходимость внедрения
Ранее компания вела подбор персонала в Хантфлоу, но в этой программе не хватало функционала по совместной работе с заказчиками и еженедельному сбору заявок  по массовому подбору с выведением в последующий  отчет.

3. Процесс внедрения.
Первым  делом мы созвонились с клиентом по видеоконференции, обсудили процесс  подачи заявок на подбор от заказчиков и процесс ведения кандидата по воронке подбора.
После созвона мы составили блок-схему и согласовали её с клиентом.
Следующим этапом мы сделали настройки:

• Настроили смарт-процесс «Отчет»
• Настроили генерацию отчета по итогам автоматического занесения данных в смарт-процесс «Отчет» из заданий заказчиков.
• Настроили бизнес-процесс «Подача заявки+отчет»
• Настроили воронку подбора.
• Настроили карточку подбора.
• Сделали небольшой бизнес-процесс с отправлением уведомлений заказчикам о назначенном собеседовании.
• Сделали небольшой бизнес-процесс  с получением подтверждения от заказчика пришел кандидат на собеседование/стажировку или нет.
• Сделали небольшой бизнес-процесс  с получением обратной связи от заказчика по итогам собеседования/стажировки с  возможностью оставить комментарий. Результат собеседования/стажировки рекрутер получает в уведомлениях.
• Настроили права доступа.
• Установили парсер резюме с hh.ru

После настроек провели тестирование вместе с клиентом, внесли правки и провели обучение.

4.  Результаты внедрения
Заказчикам раз в неделю автоматически приходит задание в которое надо внести потребность в подборе по закрепленному городу.
Система сама считает общую сумму по требуемому персоналу и формирует отчет.
Благодаря парсеру данные из резюме автоматически переходят в Битрикс24.
Система сама отправляет кандидатам сообщения о согласованных собеседованиях с локациями и временем.
Заказчикам автоматически приходят задания в которых нужно подвести итоги собеседования или стажировки.
У сотрудников появилось общее корпоративное пространство, где они могут переписываться с друг другом не переходя в сторонние мессенджеры, ставить друг другу задачи, обмениваться файлами.

5. Преимущества от внедрения.
Настроенная система приема заявок на подбор  и настроенная воронка подбора, в которой одновременно могут работать сотрудники из отдела персонала и заказчики.
Настроенные бизнес-процессы, которые не позволяют пропустить подачу заявки на подбор или подвести итоги стажировки/собеседования.
Парсер резюме, который позволяет экономить время, исключая ручной перенос данных.
Автоматические формирование отчета по потребности в подборе, который позволяет экономить время HRD и не сводить данные самостоятельно.
Единая база, в которой хранятся резюме.
Единое корпоративное пространство.
Система готова для настройки других бизнес или смарт-процессов по HR.

6.  Примеры использования системы.
Раз в неделю управляющим приходит уведомление из которого можно перейти к заданию  по заполнению заявки. Так же заявку на подбор можно заполнить через мобильное приложение Битрикс24. То есть  необязательно иметь компьютер под рукой для этих целей.
После того, как все региональные управляющие  подали заявку на подбор по своим городам HRD и Ведущий HR-менеджер получают об этом уведомление.  Из уведомления они могут перейти в карточку отчета по городам и посмотреть  сформированный документ.
Что касается воронки подбора, то мы настроили парсинг с hh. Теперь нажатием одной кнопки информацию из резюме можно перенести в Битрикс24. И работать дальше  с этим кандидатом уже из Битрикс24 (звонить, писать, двигать по воронке подбора, передавать заказчику). Так же настроили автоматическую отправку сообщений кандидатам в whatsapp c уточнением актуальна ли вакансия, с назначенным собеседованием и с напоминанием о собеседовании. Информация о дате, времени и месте собеседования подтягивается из карточки кандидата.
Когда назначено собеседование, то есть согласованы дата и время, локация и управляющий локации, то управляющему приходит уведомление.
За 30 минут до собеседования управляющему приходит напоминание о собеседование. А через 15 минут после начала собеседования приходит задание в котором нужно выбрать пришел кандидат на собеседование или нет.
Если кандидат не пришел, то карточка переместится в соответствующий провальный статус, комментарий перенесется в причину отказа, а рекрутеру придет об этом уведомление. Так же управляющий имеет возможность перенести собеседование на новую дату, рекрутер будет уведомлен об этом.
Если кандидат пришел, то  следом придет задание в котором нужно выбрать итог собеседования.
Если выбраны варианты «Отказ компании», «Отказ кандидата», «Резерв» и «Черный список», то карточка кандидата переходит в аналогичную стадию в воронке, а комментарий переходит в поле «Причина отказа».
Если выбран вариант «Назначена стажировка» и управляющий указал дату и время. То карточка переходит в этап «Назначена стажировка». В день стажировки приходит задание, в котором нужно указать вышел кандидат на стажировку или нет. Если кандидат вышел. То карточка переходит в этап «Вышел на стажировку» и находится в этом этапе пока управляющий не подведет итоги стажировки.
В зависимости от выбранного варианта карточка переместится в соответствующую стадию, а рекрутеру придет обязательное уведомление об итогах стажировки.
У нас получилось в Битрикс24 автоматизировать заявку на подбор по городам и сводить все данные в одну табличку. Теперь HRD не надо в ручную собирать информацию с региональных управляющих и самостоятельно сводить данные. Настроили воронку подбора и теперь каждый рекрутер может отслеживать на каком этапе находится каждый кандидат.

7.  Отзыв.
 С компанией Вебформат мы решили настроить заявку и подбор в Битрикс24.
 Внедрение прошло успешно, заказчики и рекрутеры работают в Битрикс24.
 Спасибо!