Внедрение CRM-системы «Битрикс24» в агропромышленной компании

Клиент 

АО УК «Би-Ай Гранум» — агропромышленная группа компаний, более 15 лет развивающая бизнес и инвестиционные проекты на зерновом рынке. Член Национальной Ассоциации экспортеров сельскохозяйственной продукции и Российского Зернового Союза.

Заказчик при работе с клиентами использовал разные программные продукты, не связанные между собой, а также ПО из семейства 1С: «1С: Управление Холдингом», «1С: Бухгалтерия» и «1С: Документооборот». Собственной CRM для взаимодействия с контрагентами у него не было. 

Менеджерам было сложно одновременно работать с несколькими программами и оперативно реагировать на запросы покупателей. Руководитель не владел актуальной информацией о взаимодействии с клиентами и занятости каждого менеджера. 

Цели и задачи

Цель – упросить работу менеджеров по продажам и руководства компании за счет переноса всего функционала работы специалистов в CRM-систему и создания удобных для восприятия дашбордов. 

Задачи: 

• внедрить и доработать коробочную версию «Битрикс24»;

• интегрировать «Битрикс24» с программными продуктами 1С;

• настроить CRM. 

Описание внедрения

1. Работы по установке коробочной версии Программы

У клиента отсутствовала CRM-система, поэтому внедрение начали с установки и настройки коробочной версии «Битрикс24»:

• установили коробочную версию «Битрикс24» в редакции «CRM»;

• установили настройки портала для начала работы в нем (настройка администратора системы, формата даты, времени, имени, типа организации, безопасности портала, правил добавления пользователей на портал);

• настроили структуру компании, функцию делегирования задач между сотрудниками на время больничных и отпусков;

• прав доступов для сотрудников согласно их роли в компани.

Штатный функционал коробочной версии «Битрикс24» не подходил для решения задач клиента, поэтому мы дорабатывали ее. В ходе работ специалисты не затрагивали ядро программы, а создавали и настраивали модули таким образом, чтобы полностью закрыть потребности заказчика. 

2. Интеграция «Битрикс24» с программными продуктами 1С

Настроили двустороннюю синхронизацию «Битрикс24» с «1С: Документооборот» и «1С: Бухгалтерия», включающую в себя:

• синхронизацию сущности «Контакты»;

• синхронизацию сущности «Компании».

На стороне 1С создали поле для внесения уникального цифрового кода для иностранных контрагентов – регистрационного номера. На стороне «Битрикс24» создали аналогичное поле, по которому в дальнейшем будет идти сопоставление. Написали скрипт, проверяющий контрагента по регистрационному номеру:

• если заполнена связка ИНН + КПП, то контрагент идентифицируется как российский;

• если связка ИНН + КПП отсутствует, но есть регистрационный номер, то контрагент признается иностранным;

• если поля с кодами ИНН + КПП и регистрационным номером не заполнены, система определяет контрагента как несуществующего.

3. Настройка «главного инструмента» портала

В качестве главного инструмента портала настроили модуль CRM для более комфортной работы менеджеров. В рамках этапа были проведены следующие работы:

• настройка карточки (шаблона) «Сделки»;

• настройка последовательностей стадий «Сделок»;

• настройка автоматических уведомлений (роботов) для «Сделок».

Визуальное представление можно изменить автоматически: порядок пунктов меню изменится в соответствии с требованиями заказчика по щелчку мыши. Возможность настройки порядка элементов интерфейса вручную оставлена. 

4. Перенос функционала

Создали отдельную воронку в сделках, стадии переименовали в соответствии со стадиями согласования сделок:

• «Новая заявка»;

• «Заявка на согласовании»;

• «Заявка на доработке»;

• «Заявка одобрена».

Создали пользовательские поля в карточках сделок, чтобы менеджер смог вносить максимально полную информацию о поставке продукции: 

• «Код договора»;

• «Договор №»;

• «Номенклатура»;

• «Объем»;

• «Срок поставки»;

• «Базис поставки»;

• «Адрес поставки»;

• «Качество товара»;

• «Ид задачи».

Настроили обязательность заполнения полей: если в карточке не заполнены определенные поля, ее нельзя отправить на согласование руководителю, нельзя завершить сделку.

5. Группировка остатков

Настроили возможность получения в «Битрикс24» кастомного отчета об актуальных товарных остатках с возможностью фильтрации по складам. Работы провели в несколько этапов:

1. создали отдельный модуль, который использует базовую возможность «Битрикс24» по получению информации о складах напрямую из 1С;

2. написали функционал получения и распределения остатков и цен по каждому складу в отдельности;

3. реализовали систему расчета стоимости единицы продукции;

4. реализовали фильтрацию по складам: пользователь может ввести конкретный склад, и сможет получить информацию только по нему: тип и объем продукции, ее объем и стоимость на каждый день.

Преимущества от внедрения:

1. упрощение работы менеджеров. За счет создания интуитивно понятного интерфейса сотрудники стали тратить меньше времени на работу со сделками; 

2. сокращение стоимости поддержки и доработки портала заказчика. Вместо доработки нескольких программных продуктов клиент сможет сосредоточиться на внесении изменений в работу только одной системы;

3. совершение более выгодных сделок с контрагентами. За счет оперативной актуализации сведений о товарных остатках на разных складах (количестве и цене за тонну зерна) клиент может получать информацию о наиболее выгодной стоимости отгрузки и использовать ее в рамках трейдинга/