Найм сотрудников и сдача в аутстафф для крупных сетей доставки, курьерских служб и прочих сервисов

Компания: Агентство найма сотрудников

Запрос клиента: Компания занимается наймом сотрудников и сдачей в аутстафф для крупных сетей доставки, курьерских служб и прочих сервисов, оказывающих услуги по транспортировке, оказанию услуг для потребителей.
У клиента имелись проблемы с:
- Квалификацией лидов
- Сегментации по различным признакам - гражданству, документам и другим
- Сбором и хранением документов соискателей, оформлением договоров
- Стажировкой сотрудников, учетом текущих статусов, формирование HR отдела

Требовалось организовать максимально автоматизированное рабочее место менеджера по трудоустройству, позволяющее гибко обрабатывать большое кол-во входящих заявок.
Удобно хранить документацию соискателей, с возможностью контроля сроков обновления и автоматическим запросом на переоформление.
Иметь инструменты получения полной статистики и аналитики по осуществленным квалификациям и приему на работу. В том числе учет сроков нахождения заявок на каждом процессе.

Реализация:
Нашей командой были осуществлены следующие подготовительные процедуры:  

- Проведен поэтапный сбор требований у лиц принимающих решения со стороны клиента

- Сформированы сценарии, подробные описания процессов клиента. Это позволило нам согласовать с клиентом планируемые результаты и убедиться в точности понимания требований 


После согласования сценариев была произведена настройка процесса “Квалификация Лидов”, в которой мы реализовали все запросы клиента
- Автоматическое распределение ответственных с различных “Рабочих групп” по направлениям
- Подгрузка скриптов для упрощения ведения диалогов менеджеров с соискателями
- При удачной квалификации лида происходит автоматическое создание карточки соискателя в Смарт-процессе “Прием на работу”
- Если лид был квалификации предоставляется возможность выбрать несколько причин отказа, в том числе отправка в “Резерв” с возможностью возврата к заявке позднее.

Далее был реализован Смарт- процесс “Прием на работу”, в рамках которого:

- Соискателю автоматически отправляется в мессенджер многостраничная, динамическая CRM-форма с запросом требуемых документов.
- Менеджер производит транскрибацию (расшифровку) данных из документов, присланных соискателем
- Используя предоставленные данные, Битрикс24 автоматически генерирует договор с соискателем на основе подготовленного нами шаблона, с генерацией уникального кода цифровой подписи GUID
- При успешном подтверждении приема соискателя на работу, он становится “Сотрудником” в системе и отправляется на стажировку, получает заранее подготовленные сообщения с датой и местом ее проведения
- В данном процессе также реализованы различные отказные стадии в случае провала “Приема на работу” и перемещения соискателя в “Резерв”

Результат:
Наш заказчик получил удобное цифровое место для своих менеджеров, в котором из рутинные операционные задачи максимально автоматизированы.
Время обработки заявок, документов и сотрудников значительно сократилось, оптимизация затронула практически все узлы обширного процесса приема на работу.
Руководители компании получили удобные инструменты аналитики, позволяющие постоянно оценивать эффективность отдельных процессов и сотрудников, сегментации заявок и своевременно предпринимать управленческие решения для повышения своей прибыли.