Дилерский портал для компании "Блок Дмитрия Донского"

Дилерский портал для компании "Блок Дмитрия Донского"

Мы разработали защищенный портал, через который можно создавать и пересылать документы. Часть этого решения подойдет для крупных производителей, у которых много дилеров по всей стране.

"Блок Дмитрия Донского" - огромная рыбопромысловая компания. В день ее суда добывают 800 тонн рыбы, которую развозят по всем городам России. Переговоры с дилерами ведутся с утра и до самого вечера. Менеджеры постоянно заключают новые договоры с контрагентами, согласуют работу логистов и вносят изменения в соглашения.

"Блок Дмитрия Донского" - сложная система, в которой нельзя допускать ошибок: каждый договор - это тонны дорогой рыбы, простой в работе - серьезные финансовые потери.

Менеджерам компании и дилерам приходилось согласовывать документы по телефону и через электронную почту. При этом нельзя допустить путаницы в бумагах. Другая проблема - защищенность всех операций.

Цель заказчика

Чем больше разрасталась компания, тем сложнее становилось работать по старой схеме. Прежние бизнес-процессы устарели. Заказчику нужна была защищенная система, в которой дилеры могли бы формировать и согласовывать доверенности и другие документы для портов и складов. Главная задача - обеспечить безопасность данных.

Наше решение

Мы разработали дилерский портал, который решил проблемы заказчика. За первые 9 месяцев на портале зарегистрировано 450 дилеров и оформлено 1800 документов. Ежедневно здесь формируется более 200 доверенностей. Это 10-15 фур рыбы, которую развозят по всей стране. И никакой путаницы в документах, задержек или долгих согласований.

Данные в безопасности. Мы создали сертификаты подлинности и сложную систему авторизации, поэтому посторонний человек не сможет зайти на портал. Отправить документы без электронной подписи руководителя нельзя, а подделать ее невозможно.

Работа менеджеров оптимизирована. Автоматически согласуется больше половины процессов, отпала необходимость в телефонных переговорах. У менеджеров появилось больше времени: они не отвлекаются на согласование документов и могут привлекать к сотрудничеству новых дилеров.

Сотрудничать с компанией проще. Дилеры могут работать в любое время и из любого места. Их деятельность больше ничем не ограничена. Лояльность к "Блоку Дмитрия Донского" значительно выросла.

Как работает дилерский портал

На портале для каждого дилера создан свой кабинет, в котором работает несколько человек. Это большое преимущество: одновременно создаются несколько доверенностей, нет очередей и бизнес получает большую прибыль. Во многих подобных системах можно авторизовать только одного пользователя. Под одним логином работает сразу несколько сотрудников, поэтому отследить работу каждого и понять, кто совершил ошибку, невозможно. Будет ли эффективна такая работа?

Менеджер компании в 1С отмечает дилеров, которые будут работать через портал. На портале создаются кабинеты дилеров, а их руководителям на почту приходит приглашение. Руководители заполняют форму приглашения, получают на свой телефон код и могут зарегистрироваться.

У каждого сотрудника в личном кабинете свои обязанности. Руководитель кабинета может приглашать, “увольнять” и наделять нужными правами своих коллег в кабинете, он же согласует и подписывает документы, предназначенные для отправки логистам. Рядовые сотрудники могут только формировать и направлять документы на подпись руководителю.

Электронной формой легко пользоваться, потому что в ней уже созданы необходимые поля, осталось их просто заполнить. Если сотрудник ввел не все данные или допустил ошибку, система укажет на нее. Сформированная доверенность получает статус "Не подтверждена". После этого руководитель проверяет документ, подтверждает его и ставит электронную подпись. Чтобы поставить подпись, он вводит код, пришедший по смс. Статус доверенности после этого - "Подтверждена". Доверенность автоматически уходит логистам.

Наглядный пример

Дилер купил у компании крупную партию рыбы, которая хранится на складах. Сейчас ему не нужна вся рыба, а только 5 тонн трески и 10 тонн окуня. Чтобы доставить рыбу в торговые точки, дилер арендует автомобили, потому что у него нет своего автопарка. Сотрудник дилера понял задачу и должен сформировать доверенность. Он авторизуется, заходит на портал и начинает работу. В полях указывает:

·         Номер заказа

·         Данные грузоотправителя и грузополучателя

·         Поскольку машина арендована, вводит информацию о перевозчике: имя водителя, паспортные данные, марку автомобиля, его номер и номер прицепа.

·         Дату доставки.

·         Срок действия доверенности.

·         Указывает, в какой упаковке должна быть доставлена треска, а в какой - окунь.

После этого сотрудник подтверждает форму и на портале появляется доверенность. Ее заверяет руководитель и она автоматически уходит логистам. Не нужно ждать ответа менеджера "Блока" и согласовывать детали доставки.

Особенность работы над проектом

Мы интегрировали портал с 1С 7.7. Найти разработчика для этой платформы сейчас непросто, но такой специалист есть у нас в штате. Мы написали модуль обмена на стороне 1С и на стороне сайта. Модули синхронизировались между собой идеально.

Преимущества разработанного портала

Удобно работать

·         Чтобы сформировать доверенность, надо просто заполнить поля.

·         Интерфейс портала интуитивно понятен, потеряться здесь очень сложно.

Оптимизирует время

·         Созданы справочники, в которые дилер вносит всю информацию о грузоперевозчиках. Эти данные затем можно просто выбирать из справочника, а не вбивать каждый раз заново.

·         Еще один справочник - список складов. Помогает дилеру определиться, куда ехать за грузом.

·         Все типовые операции автоматизированы. На них больше не надо тратить время.

Все данные в безопасности

·         Чтобы войти в систему, сотрудник вводит не только логин и пароль, но еще и код, который приходит на его телефон. Посторонний не сможет попасть в личный кабинет.

·         Подтвержденный документ нельзя изменить, его можно только аннулировать и создать заново. Мы сделали это для того, чтобы избежать накладок и ошибок. Например, сотрудник сформировал доверенность на отгрузку 20 тонн рыбы, ее подтвердили. Через три дня он изменил объем поставки на 10 тонн, но этого на складе не увидели и отгрузили все 20 тонн. Такая ситуация исключена.

Наше решение помогло снять с сотрудников лишнюю нагрузку и упростило взаимодействие между компаниями и отделами. А самое главное – портал надежно защищает все данные от взлома и "перехвата".

После запуска портала менеджеры "Блока" вздохнули с облегчением, а дилеры, наконец, подстроили работу под себя.  Теперь работа продолжается практически круглосуточно. Даже когда сотрудники "Блока" мирно спят дома, компания работает и приносит прибыль.