IT компания «Travelline»

О клиенте

TravelLine — компания, помогающая средствам размещения находить новых гостей и получать больше броней.

Компания обратилась к нам с целью автоматизировать работу партнера в Казахстане.

Задачи

1. Систематизировать работу отдела продаж при помощи CRM.

2. Автоматизировать процесс ведения клиента в последовательные шаги с постановкой задач сотрудникам.

3. Усовершенствовать процесс выставления счетов.

4. Реализовать приложение для формирования отчета партнеру.

5. Реализовать автоматическую генерацию договоров.

6. Систематизировать и автоматизировать хранение материалов по клиентам партнера.

Решение

CRM

1. Переориентированы сущность “Лид”, “Сделка”, “Контакт” и “Компания” под специфику компании.

2. В карточке сделки добавлены вкладки “Доступы” (для хранения доступов к сайту клиента с ограничением прав доступа)  и “Регулярные счета” (для хранения перечня регулярных счетов, выставляемых клиенту)

3. Переориентирована карточка товара под специфику компании.

4. Настроена интеграция контрагентов и счетов с 1С: Бухгалтерия 8.3

5. Настроена генерация актов и счетов-фактур с совершением электронной подписи.

Сценарий работы с CRM

Менеджеры ездят на встречи с клиентами, вручную заносят и ведут карточку клиента. Сделки ведутся в полуавтоматическом режиме с автоматической постановкой задач и ручном добавлении дополнительной информации о сделке. Головной офис по отчетам CRM контролирует работу филиала и дает дополнительные указания через обсуждение в Живой ленте.

С участием бизнес-процессов реализован контроль над регулярным выставлением счетов и их оплаты после заключения договора с клиентом

Бизнес-процессы

1. Реализован процесс для автоматического создания папки компании и подпапок для хранения соответствующих материалов и документов по клиенту. Папка привязывается как к сделке, так и к компании, к которой относятся материалы.

2. Реализован процесс для загрузки сканированной версии подписанного договора.

3. Реализован процесс для генерации документов (договор, коммерческое предложение) в зависимости от состава товара в сделке.

4. Реализован процесс пошагового предоставления услуги с автоматической постановкой задач на соответствующих сотрудников с привязкой к рабочей группе и сделке. В процесс предусмотрены уведомления при просрочке предоставления результатов задач и автоматическое сохранение материалов в папке компании.

5. Реализован процесс для отдельной постановки шаблонных задач по клиентам.

6. Реализован процесс передачи клиентов от одного партнера другому с автоматической генерацией необходимых для передачи документов.

7. Реализован бизнес-процесс для автоматического создания новых счетов по клиентам и отправке их на электронный адрес через специальный сервис.

Описание процесса “Постановка задачи”

1. Запуск процесса происходит как из карточки сделки, так и из процесса “Предоставление услуг”.

2. При запуске происходит проверка состава услуг в сделке.

3. По итогу проверки в зависимости от набора услуг устанавливается соответствующий перечень задач на предустановленных исполнителей с динамически формирующимся текстом задачи.

4. В зависимости от услуги устанавливаются разовые задачи или цепочка последовательных задач, которые могут быть выполнены только друг за другом.

5. Для разных услуг цепочки задач устанавливаются параллельно, если это возможно по бизнес-логике.

6. По завершению процесса все материалы по задачам сохраняются в папке клиента, а менеджер клиента получает уведомление о завершении работ.

Внешние приложения

1. Реализовано приложение для парсинга отчетов по клиентам для генерации на их основе файлов счетов, файлов отчетов и создании новых счетов в разделе “Счета”.

2. Реализовано приложение для отправки писем клиентам с данными о счетах и отчетах по всем счетам в нужном статусе.

3. Реализовано приложение для контроля отправки писем через приложения портала.

4. Реализовано приложение для генерации на основе выставленных за выбранным период счетов на портале отчета партнеру.

Результаты

1. Проведен аудит и собрана проектная информация.

2. Используя инструментарий CRM систематизирована информация по клиентам

3. Через бизнес-процессы реализовано последовательное предоставление услуги.

4. Все шаблонные действия автоматизированы и производятся бизнес-процессами на основе данных по клиентам.

5. Расширен функционал отправки писем.

6. Реализованы приложения для генерации отчетных документов в 1 шаг, вместо их ручного сбора в течении нескольких дней.

В итоге, почти полностью автоматизирована работа бухгалтера, генерация документов. Все задачи по предоставлению услуг создаются автоматически на основе состава договора и услуг в нем. Письма отправляются через сервис для контроля их получения и прочтения. Все действия фиксируются в CRM,а документы загружаются на общий диск с привязкой к клиентам и сделкам.

Таким образом, головной офис компании контролирует работы филиала в Казахстане и может быстро сделать срез по эффективности.