Корпоративный портал для ADV Group

Корпоративный портал для федерального рекламного холдинга

Сотрудники АДВ вели практически все операционные процессы через разные программы:

• Общались с руководителями и коллегами

• Обменивались документами и новостями

• Решали мелкие повседневные задачи: заказывали пропуск, бронировали переговорки, оставляли заявку на курьера

Холдинг состоит из 22 агентств, работающих под одним брендом. Поэтому для еще более сплоченной коммуникации руководство решило создать единое информационное пространство, где все сотрудники смогли бы свободно взаимодействовать друг с другом и оперативно получать необходимую информацию от руководства.

Теперь все рабочие процессы и коммуникации проходят в корпоративном портале.

Рассказываем, как «Битрикс24» помог рекламному гиганту объединить коллег на одной площадке, облегчить коммуникацию между агентствами и оптимизировать работу HR-отдела. 

О клиенте

Рекламная группа АДВ на рынке с 1995 года.

Холдинг состоит из 22 агентств, которые работают под одним брендом. В штате компании 2 000 человек.

Специализация АДВ: создание и реализация комплексных коммуникационных программ в цифровой среде, управление инвестициями в медиа, разработка брендов, маркетинговые сервисы, связи с общественностью.

Среди клиентов: Unilever, «Спортмастер», «Ростелеком», «М.Видео», «Альфа-Банк», «Мираторг», Coca-Cola, L’Oreal, Castorama, KFC, LEGO, «Лукойл», SPAR, Tele2, MasterCard.

АДВ входит в тройку лидеров российских медиагентств. В копилке холдинга 60 наград отраслевых конкурсов и фестивалей: Cannes Lions, The Globes Awards, Eurobest, PROBA Awards, Golden Drum, Red Apple, EFFIE Awards, Серебряный Меркурий, MIXX Russia Awards, Белый Квадрат, Идея!

О ситуации

До 2018 года у холдинга не было:

·      Единой платформы для общения сотрудников

· Сервиса для управления внутренними задачами компании

· HR-портала для сбора обратной связи и публикации новостей.

Документация хранилась на корпоративном сайте, а все рабочие вопросы коллеги обсуждали по телефону и почте.

У холдинга АДВ 2000 сотрудников, которые находятся в 22 агентствах.

Руководство АДВ была заинтересовано в том, чтобы информация для сотрудников доходила более оперативно, поэтому было принято решение – создать единый портал для всех сотрудников холдинга.

Выбор платформы

В 2017 году холдинг экспериментировал с самописной системой и облачной версией «Битрикс24».

Год спустя решил внедрять полноценный корпоративный портал. Разработкой занялись специалисты web-студии «Первый Бит».

В основе корпоративного портала лежит решение «Битрикс24» в редакции «Энтерпрайз».

Критериями выбора стали:

· Готовая и надежная платформа для разработки

· Масштабируемая система

· Удобный и гибкий функционал

· Способность выдерживать большие нагрузки

· Техническая поддержка от вендора

 Портал внедрили в 2019 году, но разработка еще продолжается.

Решение

Объединение коллег

Корпоративный портал облегчил коммуникацию внутри холдинга. Находить нужного коллегу и оперативно решать рабочие задачи стало проще.

Руководство тоже участвует в общении с сотрудниками: публикует важную информацию в «Живой ленте», размещает новости, проводит опросы, собирает обратную связь.

Сквозная авторизация

Руководство АДВ составило ряд преимуществ для повышения интереса к системе, прозрачности работы и создания удобной платформы для своих сотрудников.

Одно из таких преимуществ - настройка сквозной авторизации на корпоративный портал.

Для входа в систему сотруднику достаточно авторизоваться на рабочем компьютере – больше ничего вводить не нужно.

Автоматизация задач

Раньше у АДВ были свои отдельные сервисы для бронирования переговорных комнат, подачи заявок на пропуск или курьера. Но, желая сделать этот процесс еще быстрее, у них возникла потребность использовать единую платформу для решения всех этих задач.

Корпоративный портал помог автоматизировать ежедневные задачи. Появились онлайн-сервисы:

·          Бронирование переговорных комнат

·          Заявка на курьера

·          Заявка на пропуск

·          Бронирование парковочных мест

·          Доска объявлений

Теперь отправить заявку и получить услугу можно в пару кликов.

Инструмент для HR

Раньше информация о сотрудниках хранилась в 1С.

Разработчики внедрили в корпоративный портал HR-блок, куда перенесли все данные – и работать с кадрами стало еще проще и удобнее.

Еще одна функция портала для HR-специалистов – публикация новостей и мероприятий. Теперь они добавляют события прямо в календарь компании – сотрудники точно ничего не пропустят.

Результаты

Корпоративный портал объединил 2000 человек из 22 агентств.

· Сотрудники холдинга получили пространство для общения и оперативного решения задач

· HR-специалисты – удобный инструмент для работы с кадрами и публикации новостей

· Руководство компании – доступ к оперативной информации и обратной связи

Разработка портала продолжается – его ждет новый дизайн.

О разработчике

Web-студия «Первый БИТ» – крупнейший федеральный партнер компании «1С-Битрикс».

Компания разрабатывает высокотехнологичные многофункциональные сайты и корпоративные порталы, а также интегрирует их с бизнес-системами клиентов. У «Первый БИТ» большой опыт внедрения сервисов для автоматизации учета и управления электронной коммерцией.

У студии 9 филиалов. В штате компании более 150 сотрудников, среди них 56 сертифицированных разработчиков и 35 официально аттестованных. 

Компания работает с клиентами из России, СНГ и ОАЭ – всего около 800 проектов.

Web-студия входит в состав компании «Первый БИТ».