Автоматизация бизнес-процессов компании на базе корпоративного портала
Вернуться к списку
1. Описание бизнеса
«СИГМА» – лидер в области разработки и внедрения ИТ-решений для цифровизации российской энергетики и сектора ЖКХ.
Компания имеет широкую филиальную сеть от Москвы до Петропавловска-Камчатского.
2. Описание проблем бизнеса
О ситуации
В 2018 году компания ощутила необходимость в единой коммуникационной площадке как для специалистов головного офиса, так и всех подразделений в регионах России. Предпосылкой к этому было также разрозненное хранение документов, долгий процесс решения кадровых вопросов и много бумажной работы.
Существовал корпоративный портал, однако, использовался он только для публикации новостей и постановки задач. Не было автоматизации процессов: сотрудники отправляли уведомления по почте, чтобы заказать ручки или бумагу сотрудники звонили офис-менеджеру и даже приходили лично. Для того, чтобы уйти в отпуск сотруднику с Дальнего Востока приходилось начинать согласование документов за месяц.
Рассказываем, как «Хоппер ИТ» и Битрикс24 вдохнули в портал новую жизнь.
Основные задачи
популяризация портала и развитие внутрикорпоративных коммуникаций;
автоматизации кадровых и АХО процессов;
упрощения получения ежедневных услуг.
3. Описание разработанных решений, решающих проблему
Ход работы
1. Подготовка проекта
Была сформирована проектная команда, которая на первоначальном этапе провела предпроектное исследование объекта автоматизации и ключевых процессов, которые необходимо автоматизировать.
Проведя интервьюирование с ключевыми работниками, были уточнены основные технические требования для формирования технического задания по каждому из автоматизируемых процессов.
2. По результатам сбора требований были описаны бизнес-процессы, команда приступила к автоматизации. Автоматизировали портал с помощью модуля "Бизнес-процессы" платформы 1С-Битрикс24: «Корпоративный портал»
Результаты работы:
Каждый процесс, на который раньше уходило от нескольких дней до недель из-за того, что филиалы компании были расположены по всей России, был автоматизирован.
Сотрудник заполнял заявку на сайте, и далее она маршрутизировалась на ответственного специалиста. По мере продвижения заявки по процессу сотруднику приходили уведомления о статусе его запроса.
Теперь заказать визитки и канцтовары стало можно в два клика, а рабочее место сотрудника легко организовать накануне в любом филиале компании.
Гостевой пропуск и пропуск на машину позволил не встречать гостей физически – теперь сотруднику надо было всего лишь отправить заявку в соответствующую организацию.
Отпала необходимость в написании служебных записок и прочих документов в бумажном виде. Заявки для АХО из рутинных действий превратились в быстрые процессы, а заказать справку 2НДФЛ, копию трудовой или уйти в отпуск можно в один клик.
Кроме того, были продуманы даже процессы устранения мелких поломок в офисе и на случай аварийных ситуаций.
«СИГМА» – лидер в области разработки и внедрения ИТ-решений для цифровизации российской энергетики и сектора ЖКХ.
Компания имеет широкую филиальную сеть от Москвы до Петропавловска-Камчатского.
2. Описание проблем бизнеса
О ситуации
В 2018 году компания ощутила необходимость в единой коммуникационной площадке как для специалистов головного офиса, так и всех подразделений в регионах России. Предпосылкой к этому было также разрозненное хранение документов, долгий процесс решения кадровых вопросов и много бумажной работы.
Существовал корпоративный портал, однако, использовался он только для публикации новостей и постановки задач. Не было автоматизации процессов: сотрудники отправляли уведомления по почте, чтобы заказать ручки или бумагу сотрудники звонили офис-менеджеру и даже приходили лично. Для того, чтобы уйти в отпуск сотруднику с Дальнего Востока приходилось начинать согласование документов за месяц.
Рассказываем, как «Хоппер ИТ» и Битрикс24 вдохнули в портал новую жизнь.
Основные задачи
популяризация портала и развитие внутрикорпоративных коммуникаций;
автоматизации кадровых и АХО процессов;
упрощения получения ежедневных услуг.
3. Описание разработанных решений, решающих проблему
Ход работы
1. Подготовка проекта
Была сформирована проектная команда, которая на первоначальном этапе провела предпроектное исследование объекта автоматизации и ключевых процессов, которые необходимо автоматизировать.
Проведя интервьюирование с ключевыми работниками, были уточнены основные технические требования для формирования технического задания по каждому из автоматизируемых процессов.
2. По результатам сбора требований были описаны бизнес-процессы, команда приступила к автоматизации. Автоматизировали портал с помощью модуля "Бизнес-процессы" платформы 1С-Битрикс24: «Корпоративный портал»
| Название бизнес-процесса | Описание процесса |
| Бизнес-процесс «Решение аварийных ситуаций» | Предназначен для решения аварийных ситуаций в офисе. С помощью процесса ответственный сотрудник изучает проблему и передает на исполнении в администрацию БЦ. |
| Бизнес-процесс «Доставка документов» |
Процесс предназначен для доставки/забора документов. С помощью процесса ответственный сотрудник собирает необходимый пакет документов и передает на исполнении в соответствующую организацию или курьеру. |
| Бизнес-процесс «Заказ визиток» | Данный процесс предназначен для заказа визиток. С помощью процесса ответственный сотрудник визитки для инициатора. |
| Бизнес-процесс «Заказ гостевого пропуска» |
Процесс предназначен для заказа гостевого пропуска. С помощью процесса ответственный сотрудник передает заявку на исполнении в соответствующую организацию. |
| Бизнес-процесс «Заказ пропуска на машину» | Данный процесс предназначен для заказа пропуска на машину. С помощью процесса ответственный сотрудник закажет пропуск. |
| Бизнес-процесс «Заказ постоянного пропуска» | Данный процесс предназначен для заказа постоянного пропуска. С помощью процесса ответственный сотрудник передает заявку на исполнении в соответствующую организацию. |
| Бизнес-процесс «Заказ справок» | Данный процесс предназначен для заказа необходимых справок с места работы. С помощью процесса ответственный сотрудник собирает все необходимые справки и выдает их инициатору. |
| Бизнес-процесс «Закупка канцтоваров» | Данный процесс предназначен для подачи заявки на закупку канцтоваров. С помощью процесса ответственный сотрудник изучает потребность в товарах и вносит их в список покупок. |
| Бизнес-процесс «Мелкий ремонт» | Данный процесс предназначен для устранения мелких поломок в офисе. С помощью процесса ответственный сотрудник изучает проблему и передает на исполнении в соответствующую организацию. |
Результаты работы:
Каждый процесс, на который раньше уходило от нескольких дней до недель из-за того, что филиалы компании были расположены по всей России, был автоматизирован.
Сотрудник заполнял заявку на сайте, и далее она маршрутизировалась на ответственного специалиста. По мере продвижения заявки по процессу сотруднику приходили уведомления о статусе его запроса.
Теперь заказать визитки и канцтовары стало можно в два клика, а рабочее место сотрудника легко организовать накануне в любом филиале компании.
Гостевой пропуск и пропуск на машину позволил не встречать гостей физически – теперь сотруднику надо было всего лишь отправить заявку в соответствующую организацию.
Отпала необходимость в написании служебных записок и прочих документов в бумажном виде. Заявки для АХО из рутинных действий превратились в быстрые процессы, а заказать справку 2НДФЛ, копию трудовой или уйти в отпуск можно в один клик.
Кроме того, были продуманы даже процессы устранения мелких поломок в офисе и на случай аварийных ситуаций.